Erfolgreich mit dem WhatsApp Newsletter: Voraussetzungen, Umsetzung + Gratis-Studie

Wenn es um Öffnungs-, Klick- und Konvertierungsraten geht, schlägt der WhatsApp Newsletter E-Mail und Social Media um Längen. Wir erklären, warum das so ist und wie Unternehmen das Tool erfolgreich nutzen können.  

"Mit unserer WhatsApp-Kampagne haben wir 1.600 Leads in zehn Tagen generiert." "Unsere Black-Friday-Kampagne auf WhatsApp war ein großer Erfolg. In zwei Tagen haben wir unsere Abonnentenzahlen um 315 Prozent erhöht." 

Solche Aussagen wie etwa von Sebastian Obst von der mobilezone GmbH oder Christian Sroka von Heimathafen Hotels rund um den WhatsApp Newsletter sind nicht ungewöhnlich. Die Kampagnen-Funktion von WhatsApp ist aktuell eins der erfolgreichsten digitalen Marketing-Features überhaupt. 

Warum das so ist, wie Unternehmen den Newsletter nutzen können und was es dabei im Detail zu beachten gibt, erklären wir in diesem Guide. 

Was ist der WhatsApp Newsletter?

WhatsApp Newsletter funktionieren vom Prinzip her genau wie E-Mail-Newsletter: Du verschickst eine einzige Nachricht an viele Empfänger:innen gleichzeitig. Diese Push-Nachrichten landen aber nicht als Gruppenchat bei den Nutzer:innen, sondern als separate Nachricht in den Chats der einzelnen Empfänger:innen. 

Wenn du beispielsweise 1.000 Newsletter per WhatsApp verschickst, kannst du damit theoretisch 1.000 private Chats starten.

Inhaltlich kannst du dabei so gut wie alles verschicken: aktuelle News, neue Medieninhalte, Updates rund um dein Unternehmen, Sonderangebote, Informationen zu Service und Produkten, neue Produkt-Launches und natürlich auch personalisierte Marketing-Botschaften. 

Das Interessante dabei ist: Der WhatsApp Newsletter erzielt viel bessere Ergebnisse als andere Marketing-Kanäle. 

WhatsApp Newsletter als Marketing-Tool

WhatsApp Newsletter erreichen Öffnungsraten von über 90 Prozent (E-Mails liegen im Vergleich dazu im Schnitt zwischen 20 und 25 Prozent, je nach Branche). Und auch die Klickrate ist mehr als zehnmal so hoch.

Das liegt daran, dass WhatsApp so beliebt ist. 82 Prozent der Deutschen öffnen die App jeden Monat. Und während viele ihren Mail-Posteingang als überladen empfinden und frühestens nach 90 Minuten eine Mail öffnen, werden WhatsApp-Nachrichten innerhalb von wenigen Minuten (oft sogar unmittelbar) gelesen. 

Hinzu kommt, dass WhatsApp-Nachrichten in der Regel automatisch auf dem Sperrbildschirm landen. Auch gibt es keinen Spam-Ordner oder ablenkende Algorithmen. So bekommen WhatsApp-Nachrichten stets die höchste Aufmerksamkeit. 

Darüber hinaus hat WhatsApp aber auch einen besonderen Stellenwert unter den sozialen Netzwerken: Es ist das liebste Netzwerk der Deutschen und sogar beliebter als Instagram oder TikTok. WhatsApp ist DER Kanal, um mit Freund:innen, Familie, Kegelverein und Co. in Kontakt zu bleiben. 

Diese familiäre Atmosphäre überträgt sich auch auf den Austausch mit Unternehmen. Die Interaktionen sind persönlicher und freundlicher als bei anderen Kanälen, was dir als Marke einen einzigartigen Zugang zu neuen und existierenden Kund:innen bietet. 

Grundlagen zum WhatsApp Newsletter: Voraussetzungen, DSGVO, Kosten

Um den WhatsApp Newsletter zu verschicken, müssen Unternehmen einige Voraussetzungen erfüllen. 

Rechtliche Voraussetzungen

Einige mögen sich noch an den alten WhatsApp Newsletter von 2016 erinnern. Dabei konnten Unternehmen fast ohne Einschränkungen Marketing-Nachrichten per WhatsApp verschicken. Alles, was sie brauchten, waren existierende WhatsApp-Kontakte. 

Weil das zu massivem Spam bei Nutzer:innen führte, schaffte WhatsApp die Funktion ab und führte 2021 eine neue Version ein. Seitdem gelten striktere Auflagen für Unternehmen, um Spam zu vermeiden. 

Zum einen müssen sich Nutzer:innen vorab per Opt-in für deine WhatsApp Newsletter anmelden. Das ist auch wichtig, um DSGVO-konform zu bleiben. 

Zum anderen müssen Unternehmen die Handelsrichtlinien von WhatsApp einhalten. Demnach ist WhatsApp-Marketing für bestimmte Themen, Dienstleistungen und Branchen tabu. Dazu gehören unter anderem: 

• Medikamente
• Waffen
• Drogen
• Alkohol
• Tabakwaren
• Tierhandel
• Glücksspiel
• Erwachsene Inhalte

Je nach Einzelfall gibt es Ausnahmen. Wenn du zu einer der oben genannten Branchen gehörst, kannst du unser Team direkt kontaktieren und wir erklären dir, welche Möglichkeiten du mit WhatsApp konkret hast. 

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Technische Voraussetzungen

Um WhatsApp Newsletter zu erstellen, musst du zudem einige technische Voraussetzungen erfüllen. 

1. Du benötigst ein WhatsApp-Unternehmenskonto. 
2. Du brauchst Zugang zur WhatsApp API (WhatsApp Newsletter kannst du nämlich nicht über die WhatsApp Business App oder über WhatsApp-Kanäle verschicken). Wie das konkret geht, klären wir hier. 
3. Du darfst die Nachrichtenobergrenzen nicht überschreiten. 
4. WhatsApp Newsletter müssen über Vorlagen verschickt werden. 

Bei WhatsApp gelten, je nach Qualität der Kampagnen, folgende Grenzen für Newsletter: 

• 1.000 unique Kund:innen pro 24-Stunden-Fenster
• 10.000 unique Kund:innen pro 24-Stunden-Fenster
• 100K unique Kund:innen pro 24-Stunden-Fenster
• Unbegrenzte Anzahl von unique Kund:innen pro 24-Stunden-Fenster

Die 24 Stunden starten, nachdem die erste Nachricht angekommen ist.

Diese Obergrenzen sind aber nicht statisch, sie können erhöht oder auch reduziert werden, und zwar nach folgenden Kriterien:

• dem Status der Telefonnummer
• dem Qualitätsergebnis der Telefonnummer
• der Häufigkeit der Gespräche mit einzelnen Kund:innen

Grundsätzlich starten alle verifizierten Unternehmen mit einem Minimum von 1.000 vom Unternehmen initiierte Nachrichten. Wenn du dein Limit erreichst, kannst du neue Unterhaltungen dann starten, wenn andere aktive Unterhaltungen beendet werden. Den Status deines Nachrichtenlimits kannst du in deinem Unternehmensprofil einsehen.

Die Anzahl der Nachrichten erhöhen

Seit Herbst 2022 ist es für Unternehmen einfacher, Nachrichten zu skalieren. Unternehmen mit einer hohen Qualitätsbewertung können die Obergrenzen schneller erhöhen.

Zum Beispiel: Wenn ein Unternehmen mit einem Limit von 1.000 Nachrichten startet und innerhalb der ersten sieben Tage einer (hochwertigen!) Kampagne die Hälfte seiner Nutzer:innen (500) erreicht, kann es damit automatisch seine Obergrenze verzehnfachen (auf 10.000 Nachrichten).

Darüber hinaus können Unternehmen, die neu starten (und noch nicht verifiziert sind) 250 WhatsApp Newsletter innerhalb von 24 Stunden an User:innen verschicken.

Nachrichten-Vorlagen

Jede Nachricht, die du über WhatsApp an Kund:innen schickst, muss über eine Vorlage laufen. Diese reichst du zunächst bei WhatsApp ein. Sobald diese von WhatsApp genehmigt ist (dauert nur wenige Minuten), kannst du sie direkt nutzen und auch in Zukunft erneut verwenden. 

Ausnahme: Es gibt Spam-Vorwürfe von Nutzer:innen. Dann kann WhatsApp eine Vorlage auch pausieren. 

Es gibt vier Vorlagenkategorien bei WhatsApp: 

• Transaktionen: Vom Unternehmen initiierte Konversationen im Zusammenhang mit einer Transaktion, einschließlich Benachrichtigungen nach dem Kauf und wiederkehrende Abrechnungen für Kund:innen, die sich dafür entschieden haben.
• Authentifizierung: Von Unternehmen initiierte Konversationen, die es Unternehmen ermöglichen, Benutzer:innen mit Einmal-Passcodes in mehreren Schritten während des Anmeldevorgangs zu authentifizieren, zum Beispiel bei der Kontoregistrierung, Kontowiederherstellung und Integritätsprüfungen.
• Marketing: Von Unternehmen initiierte Konversationen zur Vermarktung eines Produkts oder einer Dienstleistung an Kund:innen, wie etwa relevante Angebote für Kund:innen, die sich angemeldet haben
• Service: Jede Unterhaltung, die von Nutzer:innen ausgeht, wie etwa eine Kundenanfrage.

WhatsApp Newsletter fallen in die Marketing-Kategorie. 

Kosten

Die Kosten einer WhatsApp-Nachricht hängen vom Unternehmenssitz, vom Ländercode der Empfänger:in sowie von der Art der Nachrichtenvorlage ab. In Deutschland gestalten sich die Preise folgendermaßen:

• Transaktionen: 0,0707 Euro
• Service-Nachrichten: 0,0679 Euro
• Marketing: 0,1131 Euro
• Authentifizierung: 0,0636 Euro

Eine komplette Übersicht zu WhatsApp-Business-Preisen findest du in unserer Kostenübersicht. 

WhatsApp Newsletter erstellen: So geht's in vier Schritten

Du kannst WhatsApp Newsletter nur über die WhatsApp Business API verschicken. Die Broadcasts über die WhatsApp Business App und die WhatsApp-Kanäle bieten nämlich weder die gleichen Funktionen noch sind sie zu 100 Prozent DSGVO-konform! 

Den Zugang zur API kannst du entweder mit einem eigenen Team von Entwickler:innen aufbauen oder auch bereits fertige WhatsApp-Business-Lösungen wie Sinch Engage dafür nutzen. Mit einer derartigen Lösung kannst du dann schon in wenigen Schritten einen WhatsApp Newsletter aufsetzen.   

1. Vorlage wählen

Du wählst zunächst die Kategorie deiner Nachricht und damit dann die dazugehörigen Vorlagen.

WhatsApp Newsletter fallen in der Regel in die Marketing-Kategorie. Mit der passenden Vorlage erstellst du deine Nachricht. Hier kannst du neben dem Text (je nach Tool kannst du dir hier auch von ChatGPT helfen lassen) auch schon Bilder, Videos und Emojis einbauen sowie Variablen zur Personalisierung. 

Gib deiner Vorlage einen Namen (z.B. Wochen-Deals) und schicke sie dann an WhatsApp zur Prüfung.

2. Überprüfung der Vorlagen

WhatsApp prüft dann die Vorlagen, was aber mittlerweile nur noch wenige Minuten dauert. Während WhatsApp deine Vorlage prüft, siehst du den Status in deinem Kampagnen-Tool als "in review". Sobald die Vorlage genehmigt ist, siehst du "approved" als Status-Meldung. 

3. Zielgruppen erstellen

Du kannst und solltest (für gezieltere Nachrichten und bessere Conversions) auch Zielgruppen segmentieren. Dazu kannst du entweder Kundendaten (Telefonnummer, Profilname, Chat-Historie, Nutzerverhalten) direkt aus WhatsApp beziehen oder ein CRM-Tool integrieren.

4. Newsletter verschicken

Mit der genehmigten Vorlage kannst du nun die Nachricht an ausgewählte Nutzer:innen verschicken. Du kannst die Nachricht dann entweder vorplanen oder direkt verschicken. 

5. Kampagnen analysieren

Im Dashboard bei Meta findest du einige Einsichten zu deinen Newsletter-Kampagnen. Detailliertere Analytics rund um deine WhatsApp-Kampagnen bietet dir andernfalls auch die Software deines Business Solution Providers. 

Sinch Engage beispielsweise zeigt dir im WhatsApp-Newsletter-Tool "Campaigns" unter anderem detaillierte Angaben zu versendeten und übermittelten Nachrichten, Klicks, Anzahl der gelesenen Nachrichten sowie Fehlermeldungen.

Die besten Möglichkeiten, um Opt-ins zu sammeln

Der erste Schritt zum Versand deines Newsletters an potenzielle Kund:innen ist, sie zum Opt-in zu bewegen. Dazu müssen deine Kund:innen dem Erhalt von Newslettern deines Unternehmens über WhatsApp zustimmen.

Die Frage ist nun, wie man das am besten macht? Werfen wir einen Blick auf einige Beispiele.

Exit Intent Pop-up

Einer der wichtigsten Kanäle für dein Unternehmen, um Leads zu generieren, ist deine Website. Das E-Commerce-Unternehmen SNOCKS zieht seine Opt-ins durch das Exit Intent Pop-up an. Exit Intent Pop-ups (auch: Exit Intent Layer) sind Dialogfenster, die Besucher:innen kurz vor dem Verlassen einer Webseite angezeigt werden. Bei SNOCKS wurde die Anregung zum Opt-in durch einen Gutschein schmackhaft gemacht.

Opt-in auf Landingpage integrieren

Vodafone bietet seinen Nutzer:innen die Möglichkeit, Newsletter nicht nur per E-Mail oder Push-Benachrichtigung, sondern auch über den WhatsApp-Messenger zu erhalten.

Wenn du eine professionelle WhatsApp-Lösung nutzt, kannst du auch Opt-in-Widgets einfügen, die du ebenfalls an das Design deiner Website anpassen kannst.

❗ Wichtig! Wenn es um WhatsApp Newsletter geht, ist es notwendig, dass deine potenziellen Kund:innen über deine Datenpolitik Bescheid wissen. Es ist keine schlechte Idee, eine Landingpage zu erstellen, auf der dein Unternehmen alle wichtigen Details bezüglich deiner Richtlinien erklärt.

Opt-in per Chatbot einholen

Wenn du Nutzer:innen über einen Click-to-WhatsApp-Link in deinen WhatsApp-Chat holst, bietet sich ein Opt-in per Chatbot an. Hier fragt der Bot automatisch beim ersten Kontakt nach der Zustimmung der Nutzer:innen. Dabei bietet sich dann auch an, direkt einen Link zu deiner Datenschutzpolitik mit einzubinden.

Opt-out für WhatsApp Newsletter

Es ist ebenfalls empfehlenswert, deinen Abonnent:innen eine einfache Opt-out-Option zu geben, wie etwa "Stop" in den Chat zu schreiben oder einen Opt-out-Button zu integrieren. Das mag etwas widersprüchlich erscheinen. Schließlich willst du Kund:innen nicht zum Abmelden animieren. Doch Opt-outs bieten einige Vorteile.

• Sie reduzieren die Anzahl der Nutzer:innen, die dich blockieren, da nur diejenigen einen Newsletter erhalten, die ihn wirklich wollen, während andere sich unkompliziert abmelden können.
• Die Sperr-Quote zu reduzieren bedeutet auch, dass es unwahrscheinlicher wird, dass deine Vorlage pausiert wird. Damit kannst du Kampagnen schneller skalieren.
• Es ist nutzerfreundlich! Nicht jede Person will alle deine Newsletter erhalten. Gib ihnen die Möglichkeit, die Inhalte zu wählen, die für sie am spannendsten sind. Dadurch erhöhst du auch die Qualität und die Conversions deiner Kampagnen.
• Wenn jemand ein Opt-out wählt, kannst du sehen, wer sich abmeldet. Auch das sind wertvolle Daten, mit denen du deine Kampagnen verbessern kannst. Und: Du kannst auch eine Bestätigung zur Abmeldung einbauen, die erfragt, warum sich jemand abmeldet und somit weitere Informationen zu deiner Kampagne sammeln.

So kannst du mehr Abonnent:innen für deinen Newsletter gewinnen

Click-to-WhatsApp-Chats

Viele Unternehmen informieren Interessenten über andere Social-Media-Kanäle über ihren WhatsApp Newsletter. Auf Facebook und Instagram kannst du zudem über Click-to-Chat-Anzeigen Abonnent:innen direkt in deinen WhatsApp-Chat leiten. Dadurch, dass du auf diese Nachrichten ab März 2023 nun 72 Stunden lang gratis antworten kannst, ist diese Option sogar noch interessanter geworden.

Kommuniziere deine WhatsApp-Nummer überall!

Wo hast du Kontaktpunkte mit (künftigen) Abonnent:innen? Denke zum Beispiel an:

• Poster
• QR-Codes
• Schaufenster
• Website
• Produktkatalog
• Podcasts
• Produktverpackung
• Visitenkarten
• Magazine
• Firmenwagen
• Vertriebsmaterialien
• ...

💡Tipps, um mehr Leser:innen für deinen Newsletter zu gewinnen.

Tipps für erfolgreiche Newsletter auf WhatsApp (+ Gratis-Studie)

Natürlich gibt es auch für WhatsApp Newsletter Best Practices, die du beachten solltest, wenn du einen Newsletter oder andere Kampagnen aufsetzt. Ein aktueller WhatsApp Newsletter Report zeigt, was wirklich funktioniert. 

Personalisiere die Nachrichten

Je individueller die Ansprache, desto besser das Engagement. Das gilt auch für WhatsApp Newsletter. Nutze daher die Variablen im Newsletter, um deine Nachrichten so persönlich wie möglich zu gestalten. Das kann deine Klickrate sogar verdoppeln!

Füge Emojis ein

Emojis vermitteln Humor und sagen mit einem Symbol so viel wie tausend Worte. Darum kommen WhatsApp Newsletter ohne Emojis nicht so gut an. Allerdings solltest du es natürlich auch nicht übertreiben. 

Zwei bis drei Emojis sind ein guter Richtwert, wobei es dabei natürlich auch auf deine Zielgruppe ankommt. 

Achte auf die richtige Uhrzeit

Es gibt zwar nicht die eine perfekte Uhrzeit, um WhatsApp Newsletter zu verschicken. Doch, je nach Branche, gibt es hier durchaus Richtwerte. Für Medien beispielsweise bringt ein täglicher Newsletter die beste Klickrate, im B2B ist einmal pro Woche empfehlenswert und B2C-Marken fahren am besten mit zwei Newslettern pro Woche. 

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📊 Mehr Einsichten gibt's im großen WhatsApp Newsletter Report!

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3 Unternehmen, die den WhatsApp Newsletter erfolgreich nutzen

Als direkter Kommunikationskanal ist der WhatsApp Newsletter wie ein Schweizer Taschenmesser in der Kundenkommunikation. Du kannst ihn nutzen, um deine Abonnent:innen über Neuigkeiten zu informieren, einen Service anzubieten oder auch, um deine Markenidentität zu stärken. Die folgenden Beispiele aus E-Commerce, Einzelhandel und HR zeigen, wie vielfältig Marketing per WhatsApp sein kann. 

Stylink: Per WhatsApp Newsletter immer über die neuesten Deals informieren

Stylink ist eine Vergütungsplattform für Influencer:innen. Über stylink können Influencer:innen aus verschiedenen Bereichen Affiliate-Links von stylinks Partner-Shops bekommen und diese mit ihren Follower:innen teilen. Die Influencer:innen erhalten dadurch eine Provision, die Follower:innen spannende Angebote und die Shops neue Kund:innen.

Das funktioniert so: Um Produkte von Onlineshops wie H&M, ASOS oder OTTO über ihre Social-Media-Kanäle zu teilen, lassen Influencer:innen einen Affiliate-Link über stylink erstellen. Je mehr interessante Angebote die Influencer:innen mit ihren Fans teilen können, desto mehr können sie an den Links verdienen.

Genau hier kommt der WhatsApp Newsletter von stylink ins Spiel. Die Influencer-Plattform verschickt nämlich über den Messenger-Newsletter immer die neuesten Deals (inklusive passendem Affiliate-Link), damit die Influencer:innen keine spannenden Angebote mehr verpassen und diese direkt posten können.

Insbesondere bei schnelllebigen Angeboten, die nur für ein oder zwei Tage gelten, kann stylink somit sein Influencer-Netzwerk mit dem Newsletter sofort benachrichtigen, um so das Maximum aus der Aktion herauszuholen.

Für seine Influencer-Kommunikation verwendet stylink schon von Beginn an WhatsApp. Influencer:innen sind zwar viel auf Instagram, TikTok oder anderen sozialen Netzwerken aktiv, nutzen für ihre Kommunikation aber, wie die meisten Menschen in Deutschland, den WhatsApp-Messenger.

Rewe: Prospekte per WhatsApp

Die Supermarktkette Rewe hat mit ihrem innovativem WhatsApp Newsletter für Schlagzeilen gesorgt. Anstatt die wöchentlichen Prospekte per Post zu verschicken, gibt es diese nun per WhatsApp! 

Das hat gleich mehrere Vorteile.

• Rewe spart sich die Kosten für die Austragung der Prospekte. 
• Wer sich für den Newsletter anmeldet, ist wirklich interessiert. Damit schafft Rewe eine bessere Kundenbindung und erhöht den Umsatz.
• Rewe kann Kundendaten sammeln und so viel personalisiertere Angebote verschicken. 
• Der Ansatz ist umweltfreundlicher (kein Papiermüll mehr). 

TruckHero: WhatsApp Newsletter zur Stellenbesetzung

TruckHero ist ein Personalvermittlungsunternehmen, das Speditionen mit Berufskraftfahrer:innen verbindet. In Zeiten von Fachkräftemangel, hilft TruckHero den Speditionen damit, schneller qualifiziertes Personal zu finden.

Für neue Trucker:innen hat TruckHero einen Newsletter-Kanal erstellt, über den Willkommensnachrichten verschickt werden, aber auch Informationen zu neuen Jobs.

Das hilft nicht nur den Kund:innen von TruckHero. Das Unternehmen konnte dadurch ebenfalls seine Kundenbindung verbessern, sagt Olaife Orolade, Marketing Manager bei TruckHero.

Diese Beispiele zeigen, wie kreativ du mit WhatsApp-Newslettern werden kannst du wie vielseitig das Tool wirklich ist. Wer heutzutage erfolgreiches Marketing betreiben will, sollte daher unbedingt auch den WhatsApp Newsletter im Werkzeugkasten haben. 

Andere Messenger für Newsletter

Obwohl WhatsApp ein großartiger Kanal für die Kundenkommunikation ist, bevorzugen einige Nutzer:innen vielleicht einen anderen Messenger.

Es gibt mehrere Kanäle, die sich auch für Newsletter eignen. Apple Messages for Business, Facebook Messenger oder Telegram sind dafür besonders beliebt.

Die weite Verbreitung von Apple-Smartphones im Allgemeinen sollten Unternehmen auf dem Radar haben, wenn sie Newsletter verschicken wollen. Diese Premium-Zielgruppe ist definitiv eine Investition wert! Für alle anderen Zielgruppen sollte im Vorfeld eine ROI-Analyse (Return on Invest) durchgeführt werden, um die anfallenden Kosten zu relativieren.

Mehrere Kanäle für Newsletter? Das klingt aufwändig, doch tatsächlich lassen sich all diese Kanäle sehr unkompliziert auf einer Plattform verbinden.

Mit der All-in-one-Plattform Sinch Engage kannst du deinen Kund:innen alle relevanten Messenger anbieten und dies ohne Mehraufwand in einem zentralen Postfach verwalten. Und deine Kund:innen können wählen, welchen Messenger sie bevorzugen, um Informationen zu erhalten. Es ist schließlich immer eine gute Idee, Auswahlmöglichkeiten zu bieten.

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