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WhatsApp-Nachricht planen: So geht's!

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Wir zeigen dir, wie du eine WhatsApp-Nachricht planen und zeitversetzt verschicken kannst. Insbesondere Unternehmen können von dieser Funktion profitieren. 

Wir alle lieben die Unmittelbarkeit von WhatsApp. Doch es gibt auch Situationen, in denen wir eine Nachricht nicht sofort verschicken wollen.

Das gilt hin und wieder im privaten Bereich, aber vor allem f√ľr Unternehmen. Etwa,¬†wenn dein Unternehmen einen WhatsApp-Newsletter zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt verschicken m√∂chte oder vor einem verl√§ngerten Wochenende eine Benachrichtigung vorplanen will.¬†

Geht das auf WhatsApp √ľberhaupt? F√ľr private Nutzer:innen leider nein! Denn WhatsApp sieht das automatisierte (und dazu geh√∂rt auch das vorgeplante) Verschicken von Nachrichten in der regul√§ren App als Spam.¬†

Es gibt zwar Drittanbieter oder Erweiterungen, mit denen du das tun kannst. Doch das ist riskant. Denn erstens verst√∂√üt du damit gegen die Anti-Spam-Regeln von WhatsApp, was zur WhatsApp-Sperre f√ľhren kann. Und zweitens sind Drittanbieter-L√∂sungen nicht offiziell verifiziert, was immer auch ein Sicherheitsrisiko ist.¬†

Bei Unternehmen sieht das aber anders aus. Hier bietet WhatsApp sowohl √ľber die Business App als auch √ľber die Business API mehrere M√∂glichkeiten, mit denen du eine WhatsApp-Nachricht planen kannst.¬†


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WhatsApp-Nachricht planen mit der WhatsApp Business App

Die WhatsApp Business App ist eine App f√ľr kleine Unternehmen, die du dir gratis herunterladen und √ľber dein Smartphone oder WhatsApp Business Web nutzen kannst.

√úber die App kannst du ein Unternehmensprofil erstellen, mit Kund:innen chatten und es gibt auch einige Business-Funktionen, wie die Broadcast-Funktion f√ľr Push-Nachrichten oder auch ein paar M√∂glichkeiten, eine WhatsApp-Nachricht zu planen.¬†

Vorab ist aber sehr wichtig zu wissen, dass die WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform ist. Wenn du diese als Unternehmen f√ľr die Kundenkommunikation nutzt, gehst du damit ein Risiko ein.¬†

ūüõĎWarum Unternehmen nicht die WhatsApp Business App nutzen sollten

1. Abwesenheitsnotizen

Du findest diese Option in deinen Einstellungen, unter "Abwesenheitsnachricht". Sobald du die Funktion aktivierst, kannst du eine Nachricht verfassen und einen Zeitplan festlegen.

Du hast drei Optionen: die Notiz immer senden, die Notiz zu festgelegten Zeiten senden oder außerhalb deiner Geschäftszeiten. Letzteres funktioniert nur, wenn du diese Zeiten in deinem Profil vermerkst.

2. Begr√ľ√üungen

Begr√ľ√üungsnachrichten kannst du ebenfalls √ľber die Business App vorplanen. Sie werden automatisch bei einem Erstkontakt als Antwort verschickt oder, wenn ein:e Kund:in sich 14 Tage lang nicht im Chat meldet.¬†

Die Begr√ľ√üungsnachrichten aktivierst du ebenfalls in den Einstellungen unter "Unternehmenstools". Du kannst dann die Nachricht verfassen (etwa: "Hallo, wie kann ich dir heute helfen?") und dann w√§hlen, wer die Nachricht empfangen soll. Die Begr√ľ√üungsnachricht kann an alle Kontakte gehen, du kannst alle Kontakte aus deinem Adressbuch ausschlie√üen oder an "alle au√üer" oder "nur senden an" und damit bestimmte Kund:innen ausschlie√üen, beziehungsweise ausw√§hlen.¬†

Wichtig: Diese Nachrichten werden nur dann verschickt, wenn du eine Internetverbindung hast. 

3. Schnellantworten

Du kannst √ľber die Business App maximal 50 Schnellantworten festlegen. Diese formulierst du entsprechend vor und legst daf√ľr K√ľrzel fest. Jedes Mal, wenn du eine dieser Nachrichten verschicken willst, kannst du sie √ľber den Schr√§gstrich / aufrufen.¬†

Das ist besonders hilfreich im Kundenservice, wenn du gewisse FAQs √ľber diese Schnellantworten dann fix parat hast und nicht jedes Mal neu tippen musst.¬†

In der Business App können diese Schnellantworten nur Text beinhalten. 

4. Marketingnachrichten bei WhatsApp Business

2023 hat WhatsApp "Marketingnachrichten", ein bezahltes Upgrade f√ľr Unternehmen eingef√ľhrt. Mit dieser Premium-Funktion in der Business App erh√§ltst du Zugang zu einigen zus√§tzlichen Planungsfunktionen f√ľr deine Broadcasts.¬†

Allerdings ist diese Funktion noch nicht weltweit ausgerollt und in Deutschland oder der EU bislang nicht verf√ľgbar.

Mehr Funktionen, um eine WhatsApp-Nachricht zu planen, bietet die Business App nicht. Wer also spezielles Targeting oder mehr Feinschliff bei den vorgeplanten Antworten sucht (und DSGVO-konform agieren will!), sollte daher die WhatsApp Business API nutzen. 

WhatsApp-Nachricht planen mit der API

Die WhatsApp API ist die Unternehmensvariante f√ľr mittlere und gro√üe Unternehmen, die den vollen Funktionsumfang an WhatsApp-Tools bietet. Zugang zur API gibt es √ľber offizielle WhatsApp-Anbieter wie Sinch Engage.

Nur diese Version ermöglicht auch eine DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp im Unternehmen. 

Zitat von Erik Reintjes von MissPompadour √ľber die Umstellung

So kannst du √ľber die professionelle WhatsApp Business Platform (API) alle oben genannten Funktionen nutzen sowie viele weitere, um deine Nachrichten zu planen.¬†

WhatsApp-Newsletter vorplanen

Wenn du Newsletter an deine Abonnent:innen verschickst, wei√üt du schon, dass es bestimmte Uhrzeiten gibt, die f√ľr deine Leser:innen einfach besser funktionieren. Logischerweise willst du aber deine Newsletter nicht jedes Mal manuell zu dieser Zeit verschicken. Das ist f√ľr die meisten Workflows im Marketing total unpraktisch.¬†

Wenn du deine Newsletter √ľber WhatsApp-Kan√§le oder als Broadcast bei WhatsApp verschickst, kannst du diese allerdings nicht vorplanen. Das funktioniert nur √ľber die WhatsApp Business API.¬†

Hier kannst du die WhatsApp-Nachricht nicht nur vorplanen. Der Newsletter-Versand funktioniert √ľber Vorlagen. Diese musst du dir beim ersten Mal von WhatsApp freischalten lassen (dauert nur wenige Minuten). Dann kannst du diese aber immer wieder verwenden, was nat√ľrlich viel Zeit spart.¬†

Und: Wenn du ein professionelles WhatsApp-Newsletter-Tool nutzt, hast du hier oftmals auch zusätzliche Automatisierungshilfen, wie etwa KI, die dir auch noch beim Schreiben helfen kann. 


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Automatisierte Antworten

Auch √ľber die API kannst du Antworten vorschreiben und dann entweder per "Schnellantwort" oder auch automatisiert verschicken.

Allerdings bietet dir die API gerade bei den Automatisierungen mehr Möglichkeiten und du kannst auch mehr Antworten abspeichern als in der Business App. 

So kannst du etwa bestimmte Szenarios oder Keywords festlegen, die vorher festgelegte Antwortvorlagen auslösen. All das erfordert kein besonderes Know-how und ist in einer guten WhatsApp-Business-Lösung integriert.

Zitat Tobias Rußmann Klaus versichert

Du kannst eine WhatsApp-Nachricht auch nach einem festgelegten Zeitraum oder einem Ereignis verschicken, etwa um Newsletter-Abonnent:innen an ein Sonderangebot zu erinnern, das jetzt ausläuft. 

Chatbots

Du kannst √ľber die WhatsApp Business API auch Chatbots integrieren, die dann einen ganzen Flow an Nachrichten √ľbernehmen k√∂nnen. Das kann ein einfacher FAQ-Bot sein, der auf bestimmte Keywords reagiert.

Das kann aber auch ein KI-basierter Bot sein, der etwa einen Bestellprozess √ľbernimmt oder Termine vereinbaren kann.¬†

In beiden F√§llen k√∂nnen die Bots eine enorme Arbeitsentlastung bedeuten und nat√ľrlich gleichzeitig deinen Kund:innen schneller helfen.¬†

Zitat Christian Sroka Heimathafen Hotels

Das gilt insbesondere dann, wenn du keine besonderen IT-Kenntnisse mitbringen musst und deinen Chatbot ganz einfach selbst aufsetzen kannst, wie etwa mit dem Drag-and-Drop-Chatbot bei Sinch Engage. 

Watch Sinch Engage ‚Äď Chatbot in unter 1 Minute erkl√§rt on YouTube.

Ist es DSGVO-konform WhatsApp-Nachrichten vorzuplanen?

Das kommt darauf an, welche WhatsApp-Lösung du verwendest. Weder Angebote von Drittanbietern noch die WhatsApp Business App sind DSGVO-konform. Bei der WhatsApp Business API dagegen lässt sich der Datenschutz garantieren. 

Die WhatsApp-Unternehmensl√∂sung von Sinch Engage beispielsweise l√§uft √ľber die API und ist zu 100 Prozent datenschutzkonform. Damit hast du also nicht nur Zugang zu vielen Automatisierungsm√∂glichkeiten bei deinen Whatsapp-Nachrichten, du bist auch rechtlich auf der sicheren Seite.¬†


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Image of Marinela Potor, editor-in-chief at Sinch Engage.
Autor:in: Marinela Potor
editor-in-chief