Auf WhatsApp eine automatische Antwort erstellen? So geht's!

Es wäre so praktisch, wenn man auf WhatsApp eine automatische Antwort erstellen könnte. Das geht! Wir zeigen dir, wie das funktioniert und was für Optionen auch Unternehmen haben.

Zugegeben, wir Deutschen verbringen SEHR viel Zeit auf WhatsApp. Doch es gibt auch Momente, wo wir auch auf unserer liebsten Social-Media-App mal nicht erreichbar sind. Da wäre es doch sehr praktisch, wenn du wie bei deinen E-Mails eine automatische Abwesenheitsnotiz einstellen könntest. 

Auch im Unternehmenskontext wären automatische Antworten auf WhatsApp extrem praktisch, etwa für den Kundenservice oder außerhalb der Öffnungszeiten. 

Tatsächlich ist es möglich, auf WhatsApp eine automatische Antwort zu erstellen. Das geht sowohl für private Nutzer:innen als auch für Unternehmen. 

WhatsApp: Automatische Antwort für private Nachrichten erstellen

Für deine privaten Nachrichten auf WhatsApp gibt es keine Möglichkeit über die App selbst, eine automatische Antwort zu erstellen. Auch ChatGPT lässt sich nicht direkt an das private WhatsApp anbinden.

Möglicherweise wird es mit dem Ausrollen von Meta AI auf WhatsApp anders, doch bislang gibt es diese Option in Deutschland leider noch nicht. 

Es gibt aber Drittanbieter-Apps, die du dafür installieren und nutzen kannst. 

Automatische Antwort per WhatsApp Business erstellen

Etwas anders ist die Lage für Unternehmen, die die WhatsApp Business App nutzen. Hier hast du drei Optionen, um automatisierte Nachrichten einzustellen: Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnotizen und Schnellantworten. Wir zeigen dir im Folgenden, wie du diese erstellst. 

Vorab aber eine Warnung. Die WhatsApp Business App wurde ursprünglich für Kleinstunternehmen mit maximal fünf Mitarbeitenden entwickelt. Entsprechend eingeschränkt sind die Business-Funktionen. Hinzu kommt, dass diese Variante von WhatsApp für Unternehmen nicht zu 100 Prozent DSGVO-konform ist. 

Begrüßungsnachrichten

Begrüßungsnachrichten, wie etwa: "Hallo! Wie können wir dir helfen?", werden über WhatsApp Business als automatische Antwort verschickt, wenn dich jemand zum ersten Mal anschreibt. Sie werden auch automatisch gesendet, wenn sich eine Person 14 Tage lang im Chat nicht meldet. 

Du erstellst die Begrüßungsnachrichten über die Unternehmenstools. Hier findest du die Option "Begrüßungsnachricht", die du aktivieren musst. 

Tippe dann auf die Nachricht, um einen Text aufzusetzen. Bestätige den Text mit OK. Lege anschließend fest, wer diesen Text erhalten soll. Du kannst wählen zwischen: 

• alle
• meine Kontakte ausschließen (sendet nur an Kund:innen, die du nicht im Adressbuch gespeichert hast)
• alle außer
• nur senden an

Speichere deine Auswahl, um den Prozess abzuschließen. Begrüßungsnachrichten werden nur bei einer aktiven Internetverbindung verschickt. 

Abwesenheitsnotizen

Abwesenheitsnotizen kannst du immer dann verschicken, wenn du nicht persönlich im Chat antworten kannst. Gehe dafür zum Menü in der WhatsApp Business App und wähle weitere Optionen, Unternehmenstools und dann Abwesenheitsnachricht. Aktiviere hier die Option Abwesenheitsnachricht senden und tippe auf die Nachricht, um sie zu bearbeiten. 

Sobald du mit dem Text zufrieden bist, bestätigst du die Nachricht mit OK.

Gehe anschließend zum Zeitplan. Hier kannst du wählen, wann die Abwesenheitsnotiz automatisch verschickt werden soll. Du kannst sie:

• immer senden 
• außerhalb der Geschäftszeiten (diese entnimmt WhatsApp deinem Profil)
• nach einem eigenen Zeitplan verschicken

Du kannst zudem festlegen, wer diese Notizen erhalten soll. Auch hier hast du, wie bei den Begrüßungsnachrichten, mehrere Optionen: 

• alle
• meine Kontakte ausschließen (sendet nur an Kund:innen, die du nicht im Adressbuch gespeichert hast)
• alle außer
• nur senden an

Speichere die Einstellungen, um den Prozess abzuschließen. Wichtig: Die Abwesenheitsnachrichten werden nur verschickt, wenn du eine aktive Internetverbindung hast. 

Schnellantworten

Schnellantworten sind streng genommen keine Nachrichten, die WhatsApp automatisch in deiner Abwesenheit verschickt. Sie sind vorgeschriebene Nachrichten, meist für häufige Fragen. Stellen Kund:innen eine entsprechende Frage, kannst du dann mit einem Kürzel im Chat diese vorgeschriebene Antwort abrufen und schnell teilen. Das spart Zeit und vermeidet das wiederholte Tippen der gleichen Nachricht. 

Die Schnellantworten kannst du über die Unternehmenstools und dann über Schnellantworten erstellen. Gehe auf die Option "hinzufügen" und tippe deine Nachricht. Erstelle dann ein Kürzel. Dieses ist das Stichwort, mit dem du dann im Chat diese Antwort abrufen kannst. Gehe anschließend auf Speichern. 

Zum Abrufen der Nachricht, tippst du dann im Chat entweder „/“ ein, um dann deine Kürzel aufzurufen oder du verschickst die Antwort über Anhänge. 

Du kannst auch Mediendateien wie Fotos oder Videos einbinden. Diese werden auf dem Smartphone, nicht aber über WhatsApp Business Web oder Desktop unterstützt.

Bei der WhatsApp Business App kannst du maximal 50 Schnellantworten speichern. 

Mehr Optionen für automatische Antworten über die WhatsApp Business API

Noch mehr Optionen für eine automatische Antwort per WhatsApp hast du über die WhatsApp API. Das ist die offizielle WhatsApp-Plattform für mittelständische und größere Unternehmen. 

Neben Abwesenheitsnotizen, Begrüßungstexten und Schnellantworten kannst du darüber nämlich auch Chatbots integrieren. Das geht nur über die API!

Auch wenn du WhatsApp-Nachrichten planen möchtest, etwa für deinen Newsletter, ist das eine reine API-Funktion. 

Wenn es um automatische Antworten geht, kann dein Unternehmen über die API entsprechend viel mehr tun als nur eine einzelne automatische Antwort absetzen. Chatbots können schließlich ganze Unterhaltungen tragen und so eine echte Bereicherung für deinen WhatsApp-Kanal sein, sowohl für deine Kund:innen als auch für dein Team. 

Zugang zur WhatsApp API gibt es über WhatsApp Business Solution Provider wie Sinch Engage. Hier solltest du beim Anbieter deiner Wahl darauf achten, dass du wirklich Chatbots auf WhatsApp integrieren kannst. Nicht alle Provider haben diese Option.

Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn die Chatbot-Anbindung auch ohne große IT-Ressourcen oder Schulungen funktioniert. Im Idealfall gibt es einen einfachen Chatbot Builder, mit dem dein Team ganz einfach selbst einen Chatbot bauen kann. 

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7 Anwendungsfälle für automatische Antworten per WhatsApp 

Die folgenden Anwendungsfälle zeigen, wie vielseitig du über die API auf WhatsApp eine automatische Antwort einsetzen kannst. 

1. Opt-ins sammeln

Wenn du WhatsApp-Newsletter verschicken möchtest, musst du dir vorher das Opt-in der Empfänger:innen einholen. Das kann ganz bequem ein Chatbot übernehmen und so schneller mehr Nutzer:innen für deine Nachrichten begeistern. 

2. Im First Level schon Kundendaten sammeln

Beim Erstkontakt können Chatbot-Automationen schon viele wertvolle Daten für dein Team sammeln. 

Im Kundenservice kann das zum Beispiel eine Abfrage der Kundendaten sein, das Anliegen oder die Sprache. Der Bot kann dann anhand der Antworten schneller den richtigen Ansprechpartner finden. Und: Die Daten, die der Bot gesammelt hat, gehen automatisch an die Servicemitarbeitenden weiter. So können diese ebenfalls Probleme schneller lösen. 

Auch zur Leadgenerierung kann ein First-Level-Chatbot sehr hilfreich sein, etwa um einen Beratungstermin zu vereinbaren oder um Shopping-Inspiration zu bieten. Die E-Commerce-Plattform Wish etwa nutzt einen Chatbot, um per WhatsApp Geschenkideen zu bieten. 

Je nachdem, für wen eine Person ein Geschenk sucht, bietet der Bot passende Produktseiten, was bei Wish auch zu höherem Umsatz geführt hat. 

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3. Interessen abfragen

Eine automatisierte Begrüßung per Chatbot ist auch hilfreich, um Interessen von Neukund:innen abzufragen. Wollen sie einen Newsletter abonnieren? Welche Themen interessieren sie? Welche Produkte wollen sie anschauen? 

All das kann ein Bot nicht nur abfragen und User:innen entsprechend weiterleiten, sondern auch im CRM-System abspeichern. Mit diesen Daten kannst du dann die Leads kontaktieren, personalisierte Angebote per WhatsApp verschicken und so mehr Engagement und Conversions erzielen. 

4. Termine vereinbaren

Wenn dein Unternehmen mit Terminvereinbarungen arbeitet, ist das auch etwas, was ein WhatsApp-Chatbot bei einem Kundengespräch über den Messenger automatisch übernehmen kann. 

Schon mit einfachen Flows kann der Bot so den kompletten Prozess durchgehen und sowohl den Kund:innen als auch deinem Team viel Zeit sparen. 

5. Recruiting-Prozesse beschleunigen

Auch im Bewerbungsprozess können automatisierte WhatsApp-Antworten extrem hilfreich sein. Das reicht vom Abfragen von Bewerberdaten über das Weiterleiten an das passende Jobangebot. Je einfacher es ist, sich für eine offene Stelle zu bewerben, umso geringer die Ghosting-Quoten und umso schneller kann dein Team neue Talente finden. 

Die Gastronomiekette ALEX Gaststätten setzt zum Beispiel auf WhatsApp und Chatbots im Recuriting-Prozess und erzielt damit beeindruckende Rückmeldequoten. 

6. FAQs beantworten

Neben Schnellantworten per WhatsApp kann ein FAQ-Bot dir noch mehr helfen. Da Bots nie schlafen oder gelangweilt sind, wenn sie immer wieder das Gleiche beantworten müssen, sind sie ideal, um wiederkehrende Fragen schneller zu klären.  

7. Feedback einholen 

Sich das Feedback automatisiert per WhatsApp einholen, funktioniert ebenfalls sehr gut. Denn erstens haben Nutzer:innen weniger Hemmungen ihr Feedback einem Bot zu hinterlassen. Zweitens ist es sehr einfach, Rückmeldung zu geben, wenn man nur einen Button oder eine Zahl antippen muss. 

So kannst du dir mehr Feedback holen und dein Angebot stets verbessern. 

Fazit: Hol das Meiste aus automatischen Antworten bei WhatsApp heraus

Insbesondere Unternehmen profitieren von automatischen Antworten bei WhatsApp. Neben einfachen Abwesenheitsnotizen oder Begrüßungstexten kann insbesondere die Automatisierung per Chatbot einen echten Mehrwert für Kund:innen und Unternehmen bringen. 

Wichtig ist dabei, eine professionelle und natürlich zu 100 Prozent DSGVO-konforme WhatsApp-Lösung für Unternehmen zu nutzen wie Sinch Engage. Damit kannst du WhatsApp-Automatisierungen nicht nur voll ausschöpfen, sondern auch ganz einfach und sicher nutzen. 

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