9 Kriterien, um die passende WhatsApp Business Software zu finden

WhatsApp in der Kundenkommunikation einzusetzen, ist ein No-Brainer. Nur: Es gibt viel Auswahl für Unternehmen, wenn es um eine WhatsApp Business Software geht. Wie findest du das beste Tool? Indem du neun wichtige Fragen klärst! 

WhatsApp ist nicht nur das beliebteste Social-Media-Netzwerk der Deutschen. Es ist auch ein sehr effektives Tool für Unternehmen!

• 💰 Neun von zehn Unterhaltungen über WhatsApp Business enden in einem Verkauf. 
• 🚀 User:innen antworten in wenigen Sekunden auf WhatsApp-Nachrichten.
• 📲 Unternehmen haben einen direkten Draht zu ihrer Kundschaft, auf einer App, die alle kennen und lieben. 
• 💚 Kund:innen wählen immer wieder WhatsApp als ihren liebsten Service-Kanal.

WhatsApp als Kommunikationskanal einzusetzen, ist daher für viele Unternehmen ein logischer Schritt. Nur: Wie lässt sich das kosteneffektiv, skalierbar, ohne viel Aufwand und natürlich DSGVO-konform umsetzen? 

Dafür benötigen Unternehmen eine gute WhatsApp Business Software. Aber, wie erkennst du eine gute WhatsApp Business Software? Und wie findest du das beste Tool für dein Unternehmen? Wir zeigen dir im Folgenden, welche neun Fragen du dafür im Vorfeld klären solltest.

---

---

1. Welche WhatsApp-Business-Variante brauche ich?

Bevor du dich in verschiedene WhatsApp-Tools für Unternehmen einarbeitest, ist es wichtig, das WhatsApp-Business-Ökosystem zu verstehen. 

Grundsätzlich hast du nämlich zwei Optionen, um WhatsApp im Unternehmen zu nutzen. 

1. Die WhatsApp Business App
2. Die WhatsApp Business Platform (API)

Die private App von WhatsApp darfst du als Unternehmen nicht kommerziell nutzen. 

Die WhatsApp Business App kannst du dir gratis aufs Smartphone laden und damit einen Produktkatalog hochladen, Geschäftszeiten eingeben und Nachrichten an Kund:innen verschicken. 

Diese Lösung ist nicht zu 100 Prozent DSGVO-konform und nur für Kleinstunternehmen gedacht. Wichtige Funktionen wie Integrationen, Chatbots oder der WhatsApp-Newsletter sind hier nicht dabei. 

Die WhatsApp Business Platform (API) ist die offizielle Unternehmenslösung von WhatsApp. Über diese Schnittstelle können mittelständische und große Unternehmen alle Business-Features von WhatsApp in vollem Umfang nutzen. 

💡WhatsApp Business App vs. WhatsApp Business API: Ein detaillierter Vergleich

2. Will ich das Tool selbst entwickeln oder eine fertige WhatsApp Business Software nutzen?

Für die meisten Unternehmen ist schnell klar, dass sie eine skalierbare und umfassende WhatsApp-Lösung brauchen und dafür die WhatsApp Business API nutzen wollen. 

Anders als die Business-App ist die API aber lediglich eine Schnittstelle. Das heißt: Unternehmen müssen entweder ihre eigene Software entwickeln oder eine bereits fertige Software nutzen. 

Für sehr spezifische Anforderungen mag sich die eigene Entwicklung lohnen. Das erfordert aber IT-Ressourcen, und zwar nicht nur für die Entwicklung, sondern auch für Updates und Wartung. 

Bereits anwendungsfertige Lösungen sind natürlich nicht ganz so individuell, bieten dafür aber einen einfachen Start, erfordern keine IT-Ressourcen und ermöglichen deinem Team eine WhatsApp-Lösung, die du direkt anwenden kannst. 

Bei einer solchen WhatsApp Business Software solltest du klären, dass das Tool von einem offiziellen WhatsApp Business Solution Provider entwickelt wurde. Nur diese WhatsApp-Anbieter sind von Meta verifiziert und dazu befugt, professionelle WhatsApp-Lösungen für Unternehmen anzubieten. 

Sinch Engage ist beispielsweise ein WhatsApp Business Solution Provider, der jahrelange Erfahrung in der Entwicklung von WhatsApp-Lösungen für Unternehmen mitbringt. Ob ein Anbieter ein offizieller Solution Provider ist, kannst du im Partnerverzeichnis von Meta prüfen. 

3. Wie kann ich den Datenschutz einhalten?

Bevor du dich intensiver mit Kosten, Integrationen oder Features beschäftigst, solltest du klären, ob deine WhatsApp Business Software wirklich zu 100 Prozent datenschutzkonform ist. 

Dazu muss das Tool folgende Kriterien erfüllen: 

• Es muss über die WhatsApp Business API laufen! Weder die WhatsApp Business App noch WhatsApp-Mods wie GB WhatsApp sind DSGVO-konform.
• Desktop-Kapazitäten: Bei einer WhatsApp Business Software am Smartphone gibt es das Risiko, dass ein ungewollter Datenabgleich stattfindet oder Metadaten ohne Einwilligung weitergeleitet werden. Achte daher darauf, dass dein WhatsApp-Unternehmenstool eine Desktop-Lösung ist. Damit besteht das Risiko gar nicht erst. 
• EU-Server: Um zu 100 Prozent Datenschutz zu garantieren, müssen die Kundendaten nach EU-Standards verarbeitet werden. Deine Business-Software sollte daher die Daten innerhalb der EU verarbeiten.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Bei einer WhatsApp Business Software von einem externen Anbieter ist es zudem wichtig, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. So stellst du sicher, dass keine empfindlichen Daten bei WhatsApp oder Meta landen. 

Bei einer vertrauenswürdigen WhatsApp Business Software wie Sinch Engage ist all das gegeben. 

4. Welche Features und Integrationen brauche ich?

Ob eine WhatsApp Business Software gut zu deinem Unternehmen passt, hängt auch davon ab, was du mit WhatsApp genau umsetzen möchtest. 

Schaue daher genau auf die Funktionen und Integrationen, die die WhatsApp Business Software bietet. In der Regel sind folgende Aspekte für Unternehmen wichtig bei einer WhatsApp-Lösung: 

• Der Einsatz von Chatbots
• Integration von eigenen Systemen (CRM, etc.)
• Marketing-Optionen und Analytics
• Einfache Bedienung per Desktop
• Multi-Agent:innen-Lösung
• Nutzbarkeit auf mehreren Geräten
• Ein zentrales Postfach
• Die Möglichkeit, Anfragen manuell oder automatisiert an die passenden Ansprechpartner:innen weiterzuleiten

5. Wie einfach ist die Anwendung?

Eine WhatsApp Business Software ist nur dann erfolgreich im Unternehmen, wenn dein Team sie gerne und einfach nutzt.

Eine intuitive Oberfläche und unkomplizierte Anwendung sollten daher wichtige Auswahlkriterien sein. 

6. Gibt es Automatisierungen?

Egal, ob im Marketing, Kundenservice oder After-Sales: Automatisierungen machen deinen WhatsApp-Kanal effizienter, sparen dir und deinem Team Zeit und Mühe und verbessern den Service für Kund:innen. 

Das lässt sich etwa über wiederverwertbare Nachrichtenvorlagen für WhatsApp-Newsletter umsetzen, ChatGPT-Hilfe bei der Erstellung von WhatsApp-Kampagnen, einem WhatsApp-Bot im Service oder auch über automatisierte Antworten im Kundenservice.

WhatsApp bietet viel Potenzial in diesem Bereich. Eine gute WhatsApp Business Software sollte dir hier entsprechend viele Möglichkeiten bieten.

Gleichzeitig sollten die Automatisierungsmöglichkeiten einfach umzusetzen sein, am besten so, dass dein Team sie selbst aufsetzen kann. Der beste KI-Chatbot bringt deinem Unternehmen wenig Effizienz, wenn er teure IT-Ressourcen erfordert und dein Team sich mühsam in die Technologie einarbeiten muss.

7. Kann ich einfach skalieren?

Wie skalierbar ist das WhatsApp Business Tool? Das solltest du definitiv klären, bevor du dich für eine Lösung entscheidest.

Vielen Unternehmen ist dies anfangs nicht so wichtig. Oftmals wird WhatsApp auch als Testkanal eingeführt. Unsere Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass Unternehmen, die einmal mit WhatsApp starten, relativ schnell skalieren.

Denn: Das Kundenfeedback ist in der Regel positiv, die Anfragen steigen, (oftmals verlagern sich die Anfragen auch von anderen Kanälen zu WhatsApp) und WhatsApp kann vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Support in sehr vielen Bereichen eingesetzt werden. 

Wir empfehlen daher eine Unternehmenslösung, die du bei Bedarf unkompliziert skalieren kannst und die nicht nur für einen Use Case geeignet ist. 

8. Was ist ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis?

Natürlich sollte deine WhatsApp Business Software einen fairen Preis haben. Was ein fairer Preis ist, hängt aber selbstverständlich auch von der dafür gebotenen Leistung ab. 

Oftmals finden Unternehmen nämlich sehr kostengünstige Lösungen, müssen aber bei genauem Hinschauen im Nachhinein viele versteckte Kosten zahlen. Kläre daher vorab,

• wie viele Nutzer:innen die Software erlaubt (und was der Aufpreis für zusätzliche Agent:innen ist)
• wie viele Nachrichten in dem Angebot enthalten sind
• welche Integrationen zu eigenen Systemen du erhältst
• ob Chatbots Teil deiner Lösung sind (und wenn ja, ob du die Chatbot-Kapazitäten bei Bedarf einfach erweitern kannst)
• wie aufwändig die Lösung ist (kann dein Team direkt loslegen oder benötigst du eine langwierige Schulung für das Tool)
• inwiefern du einen guten Support hat 

9. Kann ich die Lösung vorher testen?

Natürlich kann die Recherche die Praxiserfahrung nicht ersetzen. Manchmal stellt sich erst beim Einsatz heraus, ob eine WhatsApp Business Software wirklich zu deinem Unternehmen passt. Suche dir daher am besten ein Tool, das du vorab ganz unverbindlich testen kannst.

Sinch Engage beispielsweise bietet dir die Möglichkeit, unsere Software 14 Tage lang gratis zu testen. So kannst du dir selbst einen ersten Eindruck verschaffen, alles ausprobieren und unser Angebot und Team besser kennenlernen.