Wie Personaldienstleister und HR per Messenger Bewerber begeistern

Der Fachkräfte- und Nachwuchsmangel auf dem Arbeitsmarkt betrifft fast alle Branchen. Für Unternehmen und Organisationen gilt, dass sie die besten Bewerber:innen nicht nur erreichen, sondern auch schnell und effektiv rekrutieren müssen. Wie Personaldienstleister und Human Resources (HR) mit professioneller Messenger-Kommunikation die besten Bewerber:innen für sich gewinnen, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Von der Gesundheitsbranche über Ingenieurswesen bis hin zur Spedition: Es gibt kaum eine Industrie in Deutschland, die nicht vom Fachkräftemangel betroffen ist. Unternehmen und Organisationen stehen dabei vor zwei Herausforderungen: Sie müssen die Bewerber:innen nicht nur schnell finden, sondern diese auch für ihren Betrieb begeistern können.

Genau hierbei können HR-Abteilungen von Messengern profitieren!

Warum solltest du Messenger für deinen HR- und Bewerbungsprozess einführen?

Talente per Messenger rekrutieren? Das mag auf den ersten Blick seltsam erscheinen. Doch Personalabteilungen müssen mit der Zeit gehen. Und die Zeichen der Zeit stehen auf mobiler Messenger-Kommunikation.

Die HR-Ansprache per Messenger ist darum aus verschiedenen Gründen sinnvoll für dein Unternehmen.

Deine Zielgruppe kommuniziert mobil

Deutschland kommuniziert mobil! Der Anteil der mobilen Internetnutzung in Deutschland betrug 2021 82 Prozent, Tendenz steigend. Vor allem jüngere Generationen bevorzugen bei der Internetnutzung mobile Geräte.

Und, hier wird es spannend für die Mitarbeitergewinnung in deinem Unternehmen, mobil unterwegs heißt in Deutschland vor allem: Messenger-Nutzung.

Deine Zielgruppe ist schon da

Wer als Unternehmen junge, dynamische Talente für sich gewinnen möchte, muss diese auf den Kanälen ansprechen, auf denen sich die Zielgruppe bewegt. Und in Deutschland ist das ganz klar auf Messengern, genauer gesagt: auf WhatsApp.

Denn der grüne Messenger ist ganz klar Deutschlands liebster Messenger-Anbieter. Aktuell nutzen mehr als 60 Prozent der Deutschen den Dienst täglich. Doch, und das ist bei HR und Messengern besonders spannend: Vor allem jüngere und für Recruiter interessante Altersgruppen sind hier unterwegs.

Aus der Generation Y nutzen 89 Prozent WhatsApp und aus der Generation Z sind es sogar 93 Prozent. Damit ist klar: WhatsApp ist der Messenger für HR und Personalabteilungen.

Neben WhatsApp bieten aber auch andere Messenger, wie etwa Instagram Direct oder Facebook Messenger, insbesondere in Kombination mit den Social-Media-Seiten viel Potenzial. 

Denn Jobsuchende informieren sich zunehmend über soziale Medien wie Instagram oder Facebook über Unternehmen. Wenn es hier dann direkt die Möglichkeit gibt, von einer Job-Anzeige auf Instagram oder Facebook, sich direkt über die Messenger zu bewerben oder Fragen zu stellen, ist der Bewerbungsprozess schon um Vieles leichter und sorgt somit auch für mehr Bewerbungen. 

Deine Zielgruppe sucht den persönlichen Kontakt

Junge Talente sind aber nicht nur privat mobil auf Messengern unterwegs: Sie wollen hier auch mit Unternehmen kommunizieren! So wünschen sich in Deutschland über 52 Prozent der 14 bis 29-Jährigen sowie rund 48 Prozent 25 bis 34-Jährigen den direkten Kontakt zu Unternehmen per WhatsApp und Co.

Erziele Kostenvorteile und Entlastung per Automatisierung

Mit dem Einsatz von Bots, beziehungsweise Chatbots, kannst du Ressourcen einsparen. Wenn du zum Beispiel für die Vorqualifizierung von Bewerber:innen und ihren Anfragen einen Chatbot einsetzt, entlastest du dich und deine Kolleg:innen. Die dadurch frei werdenden Ressourcen kannst du für die persönliche Bewerberberatung nutzen.

Die Aurubis AG beispielsweise nutzt einen WhatsApp-Chatbot, um vorab wichtige Informationen zu den Bewerber:innen zu sammeln. Diese werden automatisch an die zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet, die so nicht nur entlastet werden, sondern auch persönlicher und gezielter mit Bewerber:innen kommunizieren können.

Nutze die Schnelligkeit für einen optimierten Bewerbungsprozess

Ein weiteres Argument für einen Bewerbungsprozess per WhatsApp und Co: Mit Nachrichten per Messenger erreichst du deine Bewerber:innen nahezu in Echtzeit. Über 90 Prozent aller Messenger-Nachrichten werden nämlich innerhalb von 15 Minuten gelesen.

In einigen Fällen bekommen HR-Abteilungen Antworten sogar innerhalb von Sekunden! 

In Messenger-Nachrichten kannst du zudem alle relevanten Medien- und Dateitypen verwenden (Sprachnachrichten, Dateianhänge, Videos, Bilder). Dadurch kannst du komplexe Sachverhalte ganz einfach mit der besten Kombination aus verschiedenen Medien erklären.

In welchen Phasen eines Bewerbungsprozesses können Personaldienstleister und HR professionelle Messenger-Kommunikation erfolgreich einsetzen?

Von der Informationsphase über die Erinnerung an das Bewerbungsgespräch bis hin zum Onboarding: Messenger-Kommunikation kann in allen Phasen des Bewerbungsprozesses ein hilfreiches Werkzeug sein.

1. Informationsphase: Wie kann dein Unternehmen zukünftige Mitarbeiter:innen über sich informieren?

Bewerber:innen sind auf der Suche nach Informationen für Jobs in ihrem Bereich. Sie schauen sich um, welche Unternehmen infrage kommen und welche Positionen sie anbieten. Für Olaife Orolade, Marketing Manager beim Personalunternehmen TruckHero, wird die Kommunikation mit den Kandidat:innen durch Messenger direkter und erfolgreicher.

Auch auf Job-Messen kann WhatsApp deinem Unternehmen dabei helfen, für Bewerber:innen herauszustechen. So begeisterte Marlina Bucci, Recuriting Manager bei ALEX Gaststätten auch Interessierte auf einer Messe. Mit einer Leuchtreklame "Jobs via WhatsApp" lockte sie Interessierte zu ihrem Stand. 

Hier konnten diese dann über einen QR-Code direkt in einen WhatsApp-Chat gelangen und hier mit einem Info-Bot die wichtigsten Fragen zum Unternehmen klären. Damit konnte der Betrieb sich von seiner Konkurrenz abheben. 

1.1 Ein CEO begeistert per WhatsApp und Co. Bewerber:innen persönlich für das Unternehmen

Welche:r Bewerber:in würde nicht gerne mal im Vorfeld einer Bewerbung persönlich mit dem oder der künftigen CEO chatten? Dafür gibt es auf dem grünen Messenger das Format "Ask me on WhatsApp". 

"Ask the CEO" oder "Ask your next boss" sind WhatsApp-Talk-Formate, die bei Bewerber:innen auf großes Interesse stoßen.

1.2 Aktive Hilfe für Bewerber:innen, um den richtigen Job zu finden

"Welcher Job-Typ bist du?" Die zentrale Frage für Bewerber:innen ist, welcher Job am besten zu ihnen passt. Mithilfe eines WhatsApp-Chatbots kannst du gemeinsam mit Bewerber:innen ein Qualifikationsprofil erstellen. Die Bewerber:innen sind dadurch einen Schritt weiter in ihrem Entscheidungsprozess und haben bereits eine Bindung zu deinem Unternehmen entwickelt. Ein spannendes Beispiel aus der Praxis dazu ist der "WhatsMeBot" der Bundesagentur für Arbeit.

Darüber können Auszubildende schnell, zeitgemäß und unterhaltsam herausfinden, welcher Jobtyp sie sind. Das Ergebnis:

• Nach sechs Wochen bereits über 180.000 User:innen
• 89 Prozent haben die Fragen bis zum Schluss beantwortet
• 64.000 Teilnehmende suchten direkten Kontakt zu Bundesagentur für Arbeit
• 20.000 Jugendliche pro Tag beraten, mehr als sonst im ganzen Jahr

2. Stellensuche: Welche Positionen bietet dein Unternehmen an?

Nachdem Bewerber:innen wissen, wo und wie sie dein Unternehmen per Messenger einfach, schnell und auf Augenhöhe kontaktieren können, interessiert sie, ob und welche passenden Jobs es für sie gibt. Das ermöglicht es dir, WhatsApp und andere Messenger für HR in der nächsten Phase des Bewerbungsprozesses mit einzubinden.

Passgenaue Stellen per WhatsApp und Co. versenden

Du kannst per Newsletter über WhatsApp, Telegram, Viber oder auch iMessage den Bewerber:innen offene Stellenausschreibungen zusenden. Ist eine dabei, die sie favorisieren, fragt der Chatbot im Anschluss kurz seine Qualifikation ab. Diese Vorqualifizierung eines Bewerbers per HR-Chatbot spart dir und deinem HR-Team viel Arbeitszeit.

Aus der Praxis: Alex, der WhatsApp-Chatbot von Merkuria

Merkuria, ein Zustelldienst am Bodensee, bietet per WhatsApp Bewerber:innen die Möglichkeit, die wichtigsten Bewerbungsdaten zu hinterlegen, um dann Jobangebote vor Ort zu erhalten, sofern welche verfügbar sind. Chatbot Alex fragt die entsprechenden Daten der Bewerber:innen ab, die schließlich mit der Job-Datenbank abgeglichen werden. Gibt es eine offene Stelle, meldet sich ein:e Orgaleiter:in persönlich via WhatsApp bei den Stellensuchenden.

Der Vorteil für das Unternehmen liegt darin, dass durch die Automatisierung mithilfe des Chatbots viel Zeit im Bewerbungsprozess gespart wird. Auch Bewerber:innen sparen Zeit bei der Stellensuche, weil sie das Stellenangebot vom Unternehmen direkt erhalten und nicht lange danach suchen müssen.

Aus der Praxis: Zoe, der WhatsApp-Chatbot von KCS Medical

KCS Medical ist ein auf den Medizinbereich spezialisierter Personaldienstleister, der Jobsuchenden die Möglichkeit bietet, per Chatbot Zoe einen Job etwa als Krankenpfleger:in oder Geburtshelfer:in zu finden.

Jobs per WhatsApp-Notification zugeschickt bekommen

Welche:r Bewerber:in würde die Zusendung von ausgewählten Stellen, die genau auf sein Qualifikationsprofil zugeschnitten sind, ablehnen? Per WhatsApp-Notification bekommen Bewerber:innen Jobs zugesandt, die mit ihren Qualifikationen übereinstimmen.

Aus der Praxis: Der WhatsApp-Job-Alert von Xing

Das Berufsnetzwerk Xing betreibt eine Art "Stellenbörse", über die Unternehmen offene Positionen anbieten und Nutzer:innen aufgrund bestimmter Kriterien wiederum passende Jobangebote finden können. 

Seit 2023 gibt es diesen Job-Alert auch per WhatsApp-Newsletter. Das läuft über einen persönlichen Code. Wenn Jobsuchende diesen in den WhatsApp-Chat eingeben, bekommen sie dann auf sie persönlich zugeschnittene Stellenangebote aus dem Xing-Netzwerk. 

Das Besondere daran: Die Abonnent:innen erhalten Angebote, die ganz genau auf ihr Xing-Profil abgestimmt sind und somit eine höhere Passgenauigkeit haben. Die Anmeldung für den Newsletter erfolgt über die App von Xing.

Xing führte das Angebot im Juli 2023 ein und bereits nach einer Woche gab es schon 1.500 Anmeldungen für den Dienst. 

3. Bewerbungsprozess: Wie kann dein Unternehmen Kandidat:innen per Messenger unterstützen?

Nachdem Bewerber:innen sich über dein Unternehmen informiert und passende Stellen gefunden haben, stellt sich nun die Frage, wie du sie im Bewerbungsprozess effektiv unterstützen kannst. Dies ist die nächste Phase, in der Messenger bei HR zum Einsatz kommen können.

3.1 Rückmeldequote per Messenger verbessern

Bewerber:innen zu finden, ist oft nur der erste Schritt. Denn danach kommt es für Personalabteilungen darauf an, die Kandidat:innen zu kontaktieren, mit ihnen ins Gespräch zu kommen und so den Bewerbungsprozess zur Einstellung weiterzuführen. Genau das ist aber per Telefon oder E-Mail gar nicht so leicht. E-Mails von unbekannten Adressen landen gerne im Spam und auf unbekannte Nummern antworten viele nicht. Genau hier können Messenger helfen. 

Der Freizeitgastättenbetrieb ALEX Gaststätten etwa nutzt WhatsApp Business, um – nach voriger Einwilligung – Interssierte per Chat anzuschreiben. Diese sehen dann direkt das Unternehmensprofil des Betriebs und antworten viel schneller und häufiger, sagt Recruiting Manager Marlina Bucci. 

3.2 Tipps zur Bewerbung und zu Events per Messenger

Wenn das Unternehmen die Sprache der Bewerbenden spricht, sind diesermotivierter, sich dort zu bewerben. Wenn es dann noch ein Chatbot ist, der auf unterhaltsame Art und Weise Bewerber:innen praktische Tipps zur Bewerbung gibt, hat das Unternehmen gute Chancen, dass diese sich für den eigenen Betrieb entscheiden.

Aus der Praxis: Mino, der Chatbot, der bei der Lehrstellensuche hilft

Wie ein Unternehmen zeitgemäß und zielgruppenorientiert Bewerbern im Bewerbungsprozess zur Seite stehen kann, zeigt Migros. Die größte Einzelhandelskette der Schweiz hat auf ihrer Webseite für Auszubildende auf Lehrstellensuche mit "Mino" einen WhatsApp-Bot eingebettet. Mino ist "cool" und nutzt neben Text- auch Bildelemente.

Bewerber:innen können Mino als Kontakt auf WhatsApp hinzufügen (nach vorheriger Zustimmung zur Datenschutzerklärung).

💡 Tipp: Kund:innen von Sinch Engage können direkt auf eine HR-Bot-Template zugreifen und ganz unkompliziert an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Aus der Praxis: Bewerbungstipps als Push-Nachrichten via WhatsApp und Notify

Es muss nicht immer nur WhatsApp beim Recruiting von Talenten sein. Die BMW Group beispielsweise nutzt neben WhatsApp auch den kostenlosen Messenger Notify, um Auszubildende und duale Student:innen per Notify-App bei der Bewerbung zu unterstützen. Im Gegensatz zu WhatsApp sind Push-Nachrichten hier nicht kostenpflichtig und sind dadurch eine kostengünstige Ergänzung zu WhatsApp.

Mit Tipps per Push-Mitteilung und vereinfachten Bewerbungsverfahren (Lebenslauf statt kompletter Bewerbung) animiert das Unternehmen Auszubildende, ihre Karriere dort zu starten. Das wird unterstützt durch den Einsatz von Multimedia (zum Beispiel Videos) und durch Mitarbeitende, die in Testimonials über ihre Erfahrung im Unternehmen berichten. .

3.2 Die Bewerbung direkt per WhatsApp und Co. einreichen

Der Standard bei vielen Unternehmen ist immer noch ein zentrales Bewerbungsformular, das in aller Regel nicht mobil optimiert ist. Bewerber:innen wollen sich aber schnell und aussagekräftig bewerben. Beides geht per Messenger wie WhatsApp, Facebook Messenger oder Apple Messages for Business.

Der Vorteil: Bewerber:innen können ihre Unterlagen über einen ihnen vertrauten Weg beim Unternehmen einreichen. Unternehmen wiederum haben den direkten und persönlichen Kontakt. Der ganze Bewerbungsprozess wird schneller und effektiver für beide Seiten.

Aus der Praxis: Bewerbungsunterlagen per Messenger zusenden

Bei Sinch Engage können sich Bewerber:innen direkt per WhatsApp und andere Messenger bewerben. Dafür müssen sie lediglich auf unsere Job-Seite gehen, wo sie direkt über unser Widget in unseren Messenger-Support-Channel gelangen.

Nach der Angabe relevanter Angaben zur Person können die Bewerber:innen unter dem Punkt "Bewerbung" mit unseren HR-Kolleg:innen in direkten Kontakt treten. Im weiteren Verlauf kann die Bewerbung per WhatsApp zugesendet werden.

3.3 Per WhatsApp-Notification den aktuellen Stand der Bewerbung erfahren

Bewerber:innen wollen verständlicherweise wissen, wie der aktuelle Stand ihrer Bewerbung ist. Um als Unternehmen bei der Auskunft keinen Mehraufwand zu haben, kann dies per WhatsApp-Notification realisiert werden.

WhatsApp-Notifications oder Benachrichtigungen (auch WhatsApp-Newsletter genannt) sind WhatsApp-Nachrichten, die Unternehmen an ihre Kund:innen oder Bewerber:innen zu verschiedenen Anlässen senden können, wenn sie die WhatsApp Business Platform nutzen. WhatsApp-Notifications sind vergleichbar mit einer Service-SMS, die man vom Online-Banking oder Flugtickets heute noch kennt. Für den Erhalt solcher Nachrichten muss ein:e Bewerber:in sich aktiv anmelden, beziehungsweise das Einverständnis geben.

Wenn Bewerber:innen eine derartige Notification erhalten, wissen sie zu jeder Zeit, wie der Status ihrer Bewerbung ist, in welcher Fachabteilung diese sich gerade befindet und von wem sie bearbeitet wird. Der Vorteil für dein Unternehmen: Du kannst die Benachrichtigungen mit verschieden Datei- und Medienformaten anreichern (PDF, Bilder, Videos, Emojis, Sprachnachrichten und vieles mehr).

Für Personaldienstleister und HR eignen sich unter anderem folgende WhatsApp-Notifications:

• Alert-Update: Neuer Job, der auf das Bewerberprofil passt.
• Termin-Update: Terminvereinbarung mit Bewerber:innen für ein Jobinterview vor Ort oder per WhatsApp.
• Service-Neuaufnahme: Du informierst nach längerer Zeit Bewerber:innen, dass es aktuell passende Stellenausschreibungen für sie gibt.

3.4. Per WhatsApp Erinnerungen fürs Bewerbungsgespräch versenden

Qualifizierte Fachkräfte zu finden, ist aktuell eine große Herausforderung für viele Branchen. Und selbst, wenn sie gute Bewerber:innen finden, springen diese häufig in letzter Sekunde vor dem Bewerbungsgespräch ab. WhatsApp kann diese Absprungrate deutlich reduzieren.

Denn über die Push-Notifications können Unternehmen Erinnerungen an das Bewerbungsgespräch direkt auf dem Sperrbildschirm schicken, was dafür sorgt, dass Termine seltener vergessen werden.

No-Show-Rate durch Messenger-Erinnerungen an Bewerbungsgespräch verringern

Häufig trauen sich Bewerber:innen auch nicht, ein Gespräch per Telefon abzusagen. Das resultiert in No-Shows, was für Unternehmen frustrierend und eine Verschwendung von Ressourcen ist. Wenn Bewerber:innen aber per Messenger ihre Termine absagen oder verschieben können, nimmt das die Hemmschwelle und fördert eine transparentere Kommunikaton. Das wiederum macht die Planung für Unternehmen einfacher.

Aus der Praxis: Per WhatsApp Erinnerungen für Bewerbungsgespräch versenden

Die Vermittlungsagentur TruckHero hilft Speditionen auf Bewerbersuche und Berufsfahrer:innen auf Jobsuche dabei zusammenzufinden. TruckHero unterstützt dabei den gesamten Bewerbungsprozess, von der Stellensuche bis hin zum Versenden von Bewerbungsunterlagen mit WhatsApp.

Besonders erfolgreich ist dabei der Einsatz von WhatsApp-Benachrichtigungen, um Follow-ups zu verschicken oder Erinnerungen an anstehende Bewerbungsgespräche.

Dabei können Bewerber:innen unter anderem direkt per Button zusagen oder absagen, was die Planung für Unternehmen nicht nur übersichtlicher macht, sondern auch die Absprungquote vor den Bewerbungsgesprächen reduziert.

4. Onboarding: Wie du deine neuen Kolleg:innen am Anfang per WhatsApp-Chat unterstützen kannst

Die Bewerberin hat den neuen Job. Jetzt muss sie schnell eingearbeitet werden. Die Frage ist, wie du ihr dabei am besten helfen kannst. Auch hier können Messenger und Chatbots eine Rolle spielen und den Prozess vereinfachen.

Spielerisch im neuen Unternehmen ankommen per Onboarding-Chatbot

Die neue Kollegin muss sich schnell an ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden und eingearbeitet werden. Dies kann unterstützt werden, indem sie per Messenger-Quiz das neue Unternehmen spielerisch kennenlernt. Wie wäre es, wenn dein Unternehmen ihr beispielsweise fünf bis zehn Fragen per Messenger stellt?

1. Wer ist CMO?
2. Wie ist die Vertriebsabteilung organisiert?
3. Auf welchen Ebenen gibt es den besten Kaffee?
4. Für welche Werte steht das Unternehmen?
5. Was sind die wichtigsten Produkte?
6. ...

Auf jede Frage folgen zwei Antwortmöglichkeiten. Je mehr Fragen die Kollegin richtig beantwortet hat, desto cooler sind die Preise, die sie bekommt. Werden alle Fragen richtig beantwortet, bekommt die neue Kollegin die Möglichkeit, sich mit dem CEO zu treffen, um ihm von ihren Erfahrungen rund um den Bewerbungsprozess zu erzählen. Wird eine Frage falsch beantwortet, wird das richtige Ergebnis eingeblendet und Mut gemacht, nicht aufzuhören.

Wie setzt du eine effiziente und datenschutzkonforme Bewerberkommunikation per Messenger um?

Wenn du WhatsApp und andere Messenger in der HR-Abteilung für den Bewerbungsprozess einsetzen möchtest, muss eine professionelle Lösung her. Nur diese garantiert dir Zugang zu allen genannten Möglichkeiten und nur so stellst du sicher, dass die Kommunikation datenschutzkonform abläuft.

Mit der professionellen Messenger-Lösung Sinch Engage bekommst einen unkomplizierten Zugang zu allen genannten Features, plus 100 Prozent Datenschutz. Sinch Engage ist sofort einsetzbar und browserbasiert. Du kannst die Plattform übrigens nicht nur für WhatsApp nutzen, sondern auch für andere Messenger, wie Facebook Messenger, Viber oder Telegram. Das Praktische daran: Selbst wenn die Anfragen über verschiedene Messenger hereinkommen, kannst du diese zentral über unser Tool bearbeiten.

Das Auto-Routing der Anfragen in unserem Conversations-Tool ermöglicht es zudem, dass deine HR-Kolleg:innen immer die richtigen Anfragen automatisch zugewiesen bekommen. So werden Bewerber:innen immer von der gleichen Person betreut. Unser Drag & Drop Chatbot-Builder hilft dir und deinem Unternehmen außerdem, durch gezielte Automatisierungen per Chatbot die Erfassung und Verarbeitung von Bewerberdaten sowie die Bewerberberatung effizienter zu gestalten.

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