Wir zeigen dir, wie du eine WhatsApp-Nachricht planen und zeitversetzt verschicken kannst. Insbesondere Unternehmen können von dieser Funktion profitieren.
Wir alle lieben die Unmittelbarkeit von WhatsApp. Doch es gibt auch Situationen, in denen wir eine Nachricht nicht sofort verschicken wollen.
Das gilt hin und wieder im privaten Bereich, aber vor allem für Unternehmen. Etwa, wenn dein Unternehmen einen WhatsApp-Newsletter zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt verschicken möchte oder vor einem verlängerten Wochenende eine Benachrichtigung vorplanen will.
Geht das auf WhatsApp überhaupt? Für private Nutzer:innen leider nein! Denn WhatsApp sieht das automatisierte (und dazu gehört auch das vorgeplante) Verschicken von Nachrichten in der regulären App als Spam.
Es gibt zwar Drittanbieter oder Erweiterungen, mit denen du das tun kannst. Doch das ist riskant. Denn erstens verstößt du damit gegen die Anti-Spam-Regeln von WhatsApp, was zur WhatsApp-Sperre führen kann. Und zweitens sind Drittanbieter-Lösungen nicht offiziell verifiziert, was immer auch ein Sicherheitsrisiko ist.
Bei Unternehmen sieht das aber anders aus. Hier bietet WhatsApp sowohl über die Business App als auch über die Business API mehrere Möglichkeiten, mit denen du eine WhatsApp-Nachricht planen kannst.
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WhatsApp-Nachricht planen mit der WhatsApp Business App
Die WhatsApp Business App ist eine App für kleine Unternehmen, die du dir gratis herunterladen und über dein Smartphone oder WhatsApp Business Web nutzen kannst.
Über die App kannst du ein Unternehmensprofil erstellen, mit Kund:innen chatten und es gibt auch einige Business-Funktionen, wie die Broadcast-Funktion für Push-Nachrichten oder auch ein paar Möglichkeiten, eine WhatsApp-Nachricht zu planen.
Vorab ist aber sehr wichtig zu wissen, dass die WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform ist. Wenn du diese als Unternehmen für die Kundenkommunikation nutzt, gehst du damit ein Risiko ein.
🛑Warum Unternehmen nicht die WhatsApp Business App nutzen sollten
1. Abwesenheitsnotizen
Du findest diese Option in deinen Einstellungen, unter "Abwesenheitsnachricht". Sobald du die Funktion aktivierst, kannst du eine Nachricht verfassen und einen Zeitplan festlegen.
Du hast drei Optionen: die Notiz immer senden, die Notiz zu festgelegten Zeiten senden oder außerhalb deiner Geschäftszeiten. Letzteres funktioniert nur, wenn du diese Zeiten in deinem Profil vermerkst.
2. Begrüßungen
Begrüßungsnachrichten kannst du ebenfalls über die Business App vorplanen. Sie werden automatisch bei einem Erstkontakt als Antwort verschickt oder, wenn ein:e Kund:in sich 14 Tage lang nicht im Chat meldet.
Die Begrüßungsnachrichten aktivierst du ebenfalls in den Einstellungen unter "Unternehmenstools". Du kannst dann die Nachricht verfassen (etwa: "Hallo, wie kann ich dir heute helfen?") und dann wählen, wer die Nachricht empfangen soll. Die Begrüßungsnachricht kann an alle Kontakte gehen, du kannst alle Kontakte aus deinem Adressbuch ausschließen oder an "alle außer" oder "nur senden an" und damit bestimmte Kund:innen ausschließen, beziehungsweise auswählen.
Wichtig: Diese Nachrichten werden nur dann verschickt, wenn du eine Internetverbindung hast.
3. Schnellantworten
Du kannst über die Business App maximal 50 Schnellantworten festlegen. Diese formulierst du entsprechend vor und legst dafür Kürzel fest. Jedes Mal, wenn du eine dieser Nachrichten verschicken willst, kannst du sie über den Schrägstrich / aufrufen.
Das ist besonders hilfreich im Kundenservice, wenn du gewisse FAQs über diese Schnellantworten dann fix parat hast und nicht jedes Mal neu tippen musst.
In der Business App können diese Schnellantworten nur Text beinhalten.
4. Marketingnachrichten bei WhatsApp Business
2023 hat WhatsApp "Marketingnachrichten", ein bezahltes Upgrade für Unternehmen eingeführt. Mit dieser Premium-Funktion in der Business App erhältst du Zugang zu einigen zusätzlichen Planungsfunktionen für deine Broadcasts.
Allerdings ist diese Funktion noch nicht weltweit ausgerollt und in Deutschland oder der EU bislang nicht verfügbar.
Mehr Funktionen, um eine WhatsApp-Nachricht zu planen, bietet die Business App nicht. Wer also spezielles Targeting oder mehr Feinschliff bei den vorgeplanten Antworten sucht (und DSGVO-konform agieren will!), sollte daher die WhatsApp Business API nutzen.
WhatsApp-Nachricht planen mit der API
Die WhatsApp API ist die Unternehmensvariante für mittlere und große Unternehmen, die den vollen Funktionsumfang an WhatsApp-Tools bietet. Zugang zur API gibt es über offizielle WhatsApp-Anbieter wie Sinch Engage.
Nur diese Version ermöglicht auch eine DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp im Unternehmen.
So kannst du über die professionelle WhatsApp Business Platform (API) alle oben genannten Funktionen nutzen sowie viele weitere, um deine Nachrichten zu planen.
WhatsApp-Newsletter vorplanen
Wenn du Newsletter an deine Abonnent:innen verschickst, weißt du schon, dass es bestimmte Uhrzeiten gibt, die für deine Leser:innen einfach besser funktionieren. Logischerweise willst du aber deine Newsletter nicht jedes Mal manuell zu dieser Zeit verschicken. Das ist für die meisten Workflows im Marketing total unpraktisch.
Wenn du deine Newsletter über WhatsApp-Kanäle oder als Broadcast bei WhatsApp verschickst, kannst du diese allerdings nicht vorplanen. Das funktioniert nur über die WhatsApp Business API.
Hier kannst du die WhatsApp-Nachricht nicht nur vorplanen. Der Newsletter-Versand funktioniert über Vorlagen. Diese musst du dir beim ersten Mal von WhatsApp freischalten lassen (dauert nur wenige Minuten). Dann kannst du diese aber immer wieder verwenden, was natürlich viel Zeit spart.
Und: Wenn du ein professionelles WhatsApp-Newsletter-Tool nutzt, hast du hier oftmals auch zusätzliche Automatisierungshilfen, wie etwa KI, die dir auch noch beim Schreiben helfen kann.
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Automatisierte Antworten
Auch über die API kannst du Antworten vorschreiben und dann entweder per "Schnellantwort" oder auch automatisiert verschicken.
Allerdings bietet dir die API gerade bei den Automatisierungen mehr Möglichkeiten und du kannst auch mehr Antworten abspeichern als in der Business App.
So kannst du etwa bestimmte Szenarios oder Keywords festlegen, die vorher festgelegte Antwortvorlagen auslösen. All das erfordert kein besonderes Know-how und ist in einer guten WhatsApp-Business-Lösung integriert.
Du kannst eine WhatsApp-Nachricht auch nach einem festgelegten Zeitraum oder einem Ereignis verschicken, etwa um Newsletter-Abonnent:innen an ein Sonderangebot zu erinnern, das jetzt ausläuft.
Chatbots
Du kannst über die WhatsApp Business API auch Chatbots integrieren, die dann einen ganzen Flow an Nachrichten übernehmen können. Das kann ein einfacher FAQ-Bot sein, der auf bestimmte Keywords reagiert.
Das kann aber auch ein KI-basierter Bot sein, der etwa einen Bestellprozess übernimmt oder Termine vereinbaren kann.
In beiden Fällen können die Bots eine enorme Arbeitsentlastung bedeuten und natürlich gleichzeitig deinen Kund:innen schneller helfen.
Das gilt insbesondere dann, wenn du keine besonderen IT-Kenntnisse mitbringen musst und deinen Chatbot ganz einfach selbst aufsetzen kannst, wie etwa mit dem Drag-and-Drop-Chatbot bei Sinch Engage.
Ist es DSGVO-konform WhatsApp-Nachrichten vorzuplanen?
Das kommt darauf an, welche WhatsApp-Lösung du verwendest. Weder Angebote von Drittanbietern noch die WhatsApp Business App sind DSGVO-konform. Bei der WhatsApp Business API dagegen lässt sich der Datenschutz garantieren.
Die WhatsApp-Unternehmenslösung von Sinch Engage beispielsweise läuft über die API und ist zu 100 Prozent datenschutzkonform. Damit hast du also nicht nur Zugang zu vielen Automatisierungsmöglichkeiten bei deinen Whatsapp-Nachrichten, du bist auch rechtlich auf der sicheren Seite.
Unser Expertenteam zeigt dir Sinch Engage, gibt Tipps und beantwortet dir alle Fragen.
