WhatsApp Business Web für Unternehmen: Alles, was du wissen musst

Für kleinere Unternehmen ist WhatsApp Business eine großartige Möglichkeit, um mit Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Allerdings ist es auch ziemlich anstrengend, dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu tippen. Glücklicherweise gibt es WhatsApp Business Web, womit sich die App auch auf dem PC nutzen lässt. In diesem Leitfaden erklären wir, wie das funktioniert, welche Möglichkeiten dies bietet und ob es überhaupt sicher ist.

Die WhatsApp Business App ist eine praktische Lösung für kleine Unternehmen mit ein bis drei Mitarbeitenden, die ihre Kund:innen über den beliebtesten Messenger der Welt erreichen möchten. Die Business App ist kostenlos, bietet Unternehmen ein verifiziertes Konto, Textvorlagen und es ist ebenfalls möglich, Geschäftsdetails wie Öffnungszeiten oder den Produktkatalog zu veröffentlichen.

Die Einrichtung von WhatsApp Business erfolgt auf einem Smartphone. Das ist praktisch, kann jedoch langfristig mühsam werden. Denn dauerhaft Nachrichten auf dem Smartphone zu schreiben und zu beantworten ist anstrengend - vor allem, wenn man dabei auch noch zwischen Telefon und PC hin- und herwechseln muss, um Kundendaten zu vergleichen oder Produktinformationen nachzuschlagen. Hier kommt WhatsApp Business Web ins Spiel.

Dieses Variante ermöglicht dir, deine WhatsApp Business App auf deinem PC über einen Browser oder eine Desktop-Anwendung zu nutzen. Wie funktioniert das? Im Folgenden, erklären wir alles, was du über die PC-Nutzung von WhatsApp Web für dein Unternehmen auf dem Computer wissen musst.

⚠️ Wichtig! Mit der WhatsApp Business App ist die Einhaltung der DSGVO nicht garantiert! Nur die offizielle WhatsApp Business API garantiert das.

Was ist WhatsApp Business Web?

Es gibt zwei Möglichkeiten, die reguläre WhatsApp Business App auf dem PC zu nutzen: als browserbasierte App und als Desktop-Anwendung. Laut WhatsApp sind:

WhatsApp Web und Desktop computerbasierte Erweiterungen des WhatsApp-Kontos auf deinem Telefon. Die Nachrichten, die du sendest und empfängst, werden zwischen deinem Telefon und deinem Computer synchronisiert und du kannst die Nachrichten auf beiden Geräten sehen.

WhatsApp brachte seinen Web-Dienst 2015 auf den Markt, zunächst nur für Android, Windows und Blackberry, später dann auch für iOS. Die Web-Version synchronisiert deine Unterhaltungen in Echtzeit, sodass du sie sowohl auf deinem Smartphone als auch im Browser lesen und beantworten kannst.

Was sind die Vorteile von WhatsApp Business Web?

Die Nutzung von WhatsApp Business Web ermöglicht Unternehmen: 

✅ schnelleres Schreiben von Nachrichten direkt am Computer

✅ Verschicken von Dateien, die sich auf dem PC befinden

✅ Online-Präsenz ohne Smartphone 

Was bietet WhatsApp Business Web nicht? 

Gleichzeitig müssen sich Unternehmen klar sein, dass sie mit der Web-Variante von WhatsApp Business die Einschränkungen der App nicht umgehen können. So garantiert WhatsApp Business Web: 

❌ keinen Datenschutz (Datenabgleich findet nach wie vor über das Smartphone statt)

❌ keinen Zugang zu mehreren Geräten (auch im Web dürfen nur maximal fünf Geräte im Einsatz sein und davon nur ein Smartphone)

❌ keine zusätzlichen Features (Newsletter, Chatbots, Integrationen, Nachrichtenvorlagen, etc.)

All das können Unternehmen nach wie vor nur über die WhatsApp Business Platform (API) erhalten. 

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Wie sicher ist WhatsApp Business Web?

Seit der Einführung im Jahr 2015 hat Meta mehrere Sicherheitsebenen für die Web-Applikation von WhatsApp herausgebracht. Seit Jahren sind die Web-Konversationen beispielsweise Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Allerdings gibt es im Browser der Nutzer:innen Sicherheitsrisiken, die App-Entwickler:innen nicht eindämmen können, anders als bei einer mobilen App. Daher wurde die Browser-Version von WhatsApp Web im März 2022 mit der Sicherheitsfunktion Code Verify aktualisiert. Sie bietet eine unabhängige, transparente Code-Verifizierung durch Dritte.

Das heißt, wenn du Code Verify verwendest, vergleicht die Erweiterung automatisch den Code, der auf WhatsApp Web in deinem Browser läuft, mit der Code-Version von WhatsApp. Wenn es irgendwelche Warnsignale gibt, benachrichtigt Code Verify dich über verdächtige Aktivitäten.

So nutzt du WhatsApp Business Web im Browser

Genau wie bei der privaten WhatsApp-Messenger-Nutzung kannst du WhatsApp für den Unternehmensaccount ebenfalls in deinem Browser nutzen. Vor allem, wenn du mehrere Kundenanfragen täglich bearbeiten und gleichzeitig Informationen auf dem PC nachsehen musst, ist es viel bequemer, WhatsApp Web zu nutzen.

Die Einrichtung ist unkompliziert.

1. Vergewissere dich zunächst, dass du das neueste Update der WhatsApp Business App auf deinem Handy hast.
2. Öffne nun deinen Internet-Browser. WhatsApp Web unterstützt alle gängigen Browser wie Chrome, Safari, Firefox, Edge oder Opera.
3. Geh auf die URL: https://web.whatsapp.com. Hier siehst du einen QR-Code.
4. Öffne nun WhatsApp Business auf deinem Smartphone. Auf einem iPhone gehst du zu den Einstellungen. Bei einem Android-Gerät wählst du die drei Menüpunkte (oben rechts).
5. Wähle jetzt die Option "Gerät hinzufügen". Dadurch wird der QR-Scanner auf dem Handy aktiviert.
6. Scanne den QR-Code im Browser mit deinem Handy.

Damit sind die Geräte synchronisiert und du kannst WhatsApp Business Web im Browser verwenden. Denke jedoch daran, dass du immer nur ein Browser-Fenster mit WhatsApp Web geöffnet haben kannst.

Wenn du WhatsApp Business lieber direkt auf dem Desktop nutzen möchtest, kannst du alternativ auch die WhatsApp-Desktop-Anwendung herunterladen.

WhatsApp Business Web als Desktop-Applikation für Windows

Du kannst die Windows-Desktop-Anwendung aus dem Microsoft Store oder von der WhatsApp-Website herunterladen. Wichtig: Stell vorab sicher, dass dein Betriebssystem Windows 8.1 oder neuer ist. Andernfalls funktioniert die Desktop-Anwendung nicht.

Sobald du die Anwendung heruntergeladen hast, kannst du den Einrichtungsprozess auf deinem Windows-Computer initiieren. Kurze Zeit später wirst du auch hier einen QR-Code sehen. Folge im Anschluss diesen Schritten:

• Öffne deine WhatsApp Business App auf deinem Smartphone.
• Geh zum Menü (Android) oder öffne die Einstellungen (iOS).
• Wählen nun "Gerät hinzufügen", um den QR-Code-Scanner zu öffnen und scanne den Code auf dem Computerbildschirm.

Damit hast du schon WhatsApp Desktop auf deinem Windows-Computer aktiviert.

WhatsApp Business Web als Desktop-Applikation für Mac

Es ist auch möglich, WhatsApp Business auf Apple-Computern zu installieren. Um die Desktop-Anwendung herunterzuladen, geh zunächst in den App Store.

• Hier findest du die App für WhatsApp Desktop.
• Lade sie herunter und installiere sie.
• Ein QR-Code wird auf deinem Bildschirm erscheinen.
• Öffne nun WhatsApp Business auf deinem  und Handy und geh zu deinen Einstellungen.
• Wähle die Option "WhatsApp Web / Desktop".
• Scanne mit deinem Handy den QR-Code auf dem Computerbildschirm.

Damit kannst du schon WhatsApp Business auf deinem Mac verwenden.

Was sind die Unterschiede zwischen WhatsApp Business Web und Desktop?

Die Oberfläche von WhatsApp Business Web und WhatsApp Desktop sehen (fast) gleich aus. Was die Funktionalität angeht, bietet die Desktop-Anwendung jedoch einige zusätzliche Features. Du kannst:

• Tastaturkürzel verwenden
• den Status der gelesenen Nachrichten ändern
• zwischen Chats hin- und herspringen
• Video- und Sprachanrufe tätigen

Doch es gibt auch einige Einschränkungen.

Welche Einschränkungen gibt es bei WhatsApp Business Web?

Wie bereits erwähnt, garantieren weder die Web- noch die Desktop-Anwendungen die Einhaltung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Es gibt auch kein Ticketing-System für die Zuweisung von Aufgaben oder Nachrichten. Vor allem, wenn dein Unternehmen viele Kundenanfragen über WhatsApp erhält, wird es schnell schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Anfrage beantwortet hat und keine Informationen zu verlieren.

Auch wenn du andere Messenger-Apps für die Kundenkommunikation verwenden, musst du weiterhin zwischen Plattformen und Geräten hin- und herwechseln.

Es ist ebenfalls nicht möglich, Automatisierungslösungen wie Chatbots einzugliedern oder Newsletter zu verschicken.

Zusammenfassend lässt sich daher sagen, dass WhatsApp Web zwar einige Vorteile gegenüber der App-Nutzung auf dem Handy bietet, du damit aber weiterhin doch noch sehr eingeschränkt bist, insbesondere im Vergleich zur offiziellen WhatsApp Business API.

So nutzt du WhatsApp Business Web mit der API

Im Jahr 2018 führte WhatsApp seine offizielle API ein, die sich an mittlere und große Unternehmen richtet. Anders als die einfache Business App ist die API nicht kostenlos und Unternehmen benötigen einen "WhatsApp Business Solution Provider" wie Sinch Engage um Zugang zur API-Schnittstelle zu erhalten.

Allerdings bietet die offizielle Business API (offizieller Name: WhatsApp Business Platform) auch viele Vorteile.

• 👨‍⚖️ Du kannst WhatsApp DSGVO-konform nutzen.
• 🤖 Du kannst Chatbots einbauen.
• 💻 Alle Nachrichten können zentral im ganzen Team am Desktop verwaltet werden.
• ✔️ Der grüne Haken zeigt deinen Kund:innen, dass du einen vertrauenswürdigen Kanal hast.
• 😎 Du musst dir keine Sorgen über Warnungen machen oder darüber, dass dein WhatsApp-Dienst gesperrt wird.

Hier siehst du die wichtigsten Unterschiede nochmals im direkten Vergleich.

Nutze WhatsApp Business im Web und am Desktop

Die einfachste Möglichkeit, um mit WhatsApp Web für dein Unternehmen zu starten, ist Sinch Engage. Unsere All-in-one-Plattform: 

• 💻 ermöglicht dir die DSGVO-konforme Nutzung von WhatsApp Business am Desktop 

• 👨‍⚖️ ist sofort einsatzbereit ohne IT  ​

• ↔  bietet eine zentrale Chat-Inbox, über die du alle Nachrichten managen kannst (und automatisch oder manuell an die passenden Agent:innen weiterleiten kannst)

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