WhatsApp Business auf mehreren Geräten? So geht's ganz einfach!

Unternehmen hatten lange darauf gewartet, 2021 führte WhatsApp schließlich das Feature ein, das sich viele gewünscht hatten: WhatsApp Business auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen! Wir erklären, wie das geht und warum du damit trotzdem keinen Datenschutz garantierst. 

WhatsApp for Business ist die Unternehmensvariante von WhatsApp. Sie ist für kleine Unternehmen gedacht und ist gratis. Ein Problem, auf das viele Unternehmen aber schnell stoßen: Du kannst die Business App nur auf einem einzigen Smartphone nutzen. Spätestens ab fünf Mitarbeiter:innen ist es dann eine echte Herausforderung, das "WhatsApp-Handy" für Kund:innen zu managen.

Was passiert, wenn die Person mit dem Business-Zugang krank ist oder eine Anfrage eingeht, die nur eine Person im Außendienst beantworten kann? Genau darum bitten WhatsApp-Nutzer:innen seit Jahren darum, ein echtes Multi-Device-Erlebnis zu schaffen, das es ihnen ermöglicht, WhatsApp auf mehreren Geräten gleichzeitig zu nutzen, ohne eine Smartphone-Verbindung zu benötigen. Und 2021 führte WhatsApp diese Funktion endlich ein. Wir erklären, wie das funktioniert und warum diese Variante trotzdem keinen 100-prozentigen Datenschutz garantiert.

WhatsApp Business auf mehreren Geräten gleichzeitig nutzen: Die Fakten

Die Multi-Device-Funktion bietet Unternehmen mehr Flexibilität für die Kundenkommunikation per WhatsApp. Denn neben deinem Hauptgerät, das ein Smartphone sein muss, kannst du vier weitere Geräte an die gleiche Rufnummer anschließen. Damit können also mehrere Mitarbeitende von verschiedenen Orten aus mit Kund:innen kommunizieren.

Diese Vorteile hast du:

• 📱 Auch ohne Smartphone ist eine Verbindung möglich.
• 🖥 Du kannst bis zu vier Geräte anschließen.
• 🔒 Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bleibt bestehen.

Mit einem WhatsApp-Premium-Abo kannst du sogar bis zu zehn Geräte anschließen. Die Verbindung bleibt auch dann bestehen, wenn dein Smartphone nicht online ist. Lediglich wenn dein Haupt-Telefon 14 Tage lang offline ist, musst du die anderen Geräte neu verknüpfen.

Es gibt aber auch einige Einschränkungen.

• Tablets sind von der Multi-Device-Funktion ausgeschlossen.
• Das Löschen von Chats funktioniert nicht, wenn das Hauptgerät ein iPhone ist.
• Es kann immer nur ein Telefon verbunden sein.
• Verknüpfte Geräte können weder Broadcast-Listen (Newsletter) erstellen noch ansehen.

So verknüpfst du mehrere Geräte über WhatsApp Business

So verknüpfst du mehrere Geräte auf einem Android-Telefon.

• Öffne zunächst WhatsApp Business auf deinem Telefon.
• Gehe zu "Weitere Optionen" und wähle hier "Verknüpfte Geräte".
• Tippe auf "Gerät hinzufügen" und bestätige mit "OK".
• Scanne nun mit deinem Telefon den QR-Code auf dem Gerät, das du verbinden möchtest.

Und so funktioniert die Verknüpfung für iPhones.

• Öffne die WhatsApp Business App auf deinem iPhone.
• Gehe zu den "Einstellungen" und wähle "Verknüpfte Geräte".
• Tippe auf "Gerät hinzufügen".
• Wenn du iOS14 oder neuere Versionen verwendest: Entsperre nun dein Telefon per Touch oder Face ID. Andernfalls gib auf Aufforderung deine Telefon-PIN ein.
• Als Letztes scannst du mit deinem iPhone den QR-Code auf dem Gerät, das du verbinden möchtest.

Herausforderung beim Datenschutz!

Als Unternehmen musst du in jeder Form der Kundenkommunikation immer auch sicherstellen, dass du alle Anforderungen zum Datenschutz erfüllst.

Wenn es um die Datensicherheit geht, ist WhatsApp Business auf mehreren Geräten genauso sicher wie die private App. Auch hier garantiert WhatsApp die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gespräche bleiben also geschützt.

Allerdings nutzt du auch bei der Multi-Device-Funktion ein Smartphone als Basis. Und hier ist aufgrund des Kontaktabgleichs und der Weitegabe von Metadaten an WhatsApp, die wiederum auf US-Servern verarbeitet werden, der Umgang mit Kundendaten nicht zu 100 Prozent DSGVO-konform.

Wenn du daher den Datenschutz garantieren und WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen möchtest, ist die WhatsApp Business Platform die bessere Lösung für dich.

WhatsApp Business: Datenschutz und unendlich viele Geräte gleichzeitig nutzen!

Die WhatsApp Business Platform ist ebenfalls eine Unternehmenslösung von WhatsApp, mit der Unternehmen WhatsApp in ihre Kundenkommunikation einbauen können. Das funktioniert aber nicht über die Smartphone-App, sondern über die direkte Anbindung an die WhatsApp-Schnittstelle (API).

Diese Anbindung kannst du dir mit eigener IT selbst erschließen. Das erfordert aber nicht nur die Anbindung an die API, sondern auch das Entwickeln einer eigenen Software. Die einfachere Alternative sind WhatsApp Business Provider. Diese offiziellen WhatsApp-Partner bieten deinem Unternehmen bereits eine fertige Software, die du sofort nutzen kannst (keine Programmierkenntnisse erforderlich!).

Einer dieser WhatsApp Business Provider ist Sinch Engage. Wir bieten nicht nur die Möglichkeit (mit unendlich vielen Geräten) über WhatsApp mit Kund:innen zu sprechen. Über unsere Software "made in Germany" garantieren wir außerdem 100 Prozent Datenschutz.

Und: Unsere Softwarelösung ist nicht nur auf WhatsApp beschränkt. Du kannst über die gleiche Plattform auch andere Messenger wie Instagram Direct, Telegram, Viber oder iMessage für deine Kundenkommunikation nutzen – und sogar Chatbots integrieren.

Damit kommunizierst du nicht nur datenschutzkonform über WhatsApp und Co., sondern hast außerdem viele weitere Optionen, die deine Kundenkommunikation verbessern und dein Team deutlich entlasten.

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